Kako najbrže da izbacimo rešenje? Kako najefikasnije da rešimo problem? Kako da obezbedimo da posao bude završen u roku, iako nas vreme gazi? Kako da posao bude završen za trideset, umesto za pedeset dana?

Sa mnogim od ovih pitanja se srećete praktično svakog dana, ili ste se bar nekad sreli. Vaš cilj je, svakako, da se posao uradi za optimalno vreme, bez narušavanja kvaliteta. Dakle, da svi u timu i čitav tim budu efikasni, a da na kraju dobijemo željene ili najbolje rezultate. Bezbroj poslovnih situacija se završi neuspešno, upravo zato što je određeno šta treba uraditi, ali se sve prepustilo rutini i uobičajenoj dinamici. Ne samo što se prepušta uobičajenoj dinamici, već se praktično unapred očekuje da će se nešto ostvariti.

Kako ne biste ušli u isti taj začarani krug, važno je da sebe i druge pripremite za razvoj rešenja na taj način, kroz više koraka, i često ponavljanjem istih koraka u više faza, više krugova, više iteracija. Zato bi bilo dobro da već na samom početku i drugima ukažete da će možda biti potrebno da neke stvari prođete više puta, kako biste dostigli željeni kvalitet. Ako pogledate bilo šta što radite, sigurno ćete na početku napraviti neki plan, osmisliti svoj proizvod, uslugu ili rešenje nekog problema, zatim raditi na njihovom razvoju, i na kraju testirati, kontrolisati rešenje. Da, to je okvirni put koji se javlja u svim situacijama, nekad sa manjim varijacijama.

Kada je posao na samom početku, ili čak i kada postoji samo ideja, obično ljudi gledju i vide krajnje rešenje, pa se jednostavno očekuje ili pretpostavlja da će se ono, logično, i ostvariti. Ipak, vrlo često rezultati tog rada nisu baš onakvi kakvi bismo želeli da budu, ili kakvi bi trebali da budu, a uz to se vrlo često i kasni za završetkom.

Međutim, do tog rešenja postoji mnogo koraka, međukoraka, koje treba proći kako bi se došlo do rešenja. Praktično je ista priča kada je u pitanju razvoj nekog proizvoda, usluge ili rešenja poslovne situacije, kao i kada je u pitanju rešavanje nekog problema.

Umesto da očekujete da će se sve odjednom završiti, u prvom ciklusu, unapred postavite situaciju tako da je realno da će za mnoge detalje biti potrebno da se prođe više krugova, više iteracija. Na taj način ćete, iako će Vam možda zvučati drugačije, ubrzati projekat i povećati kvalitet. To već i radite, u različitim situacijama- ako farbate nešto, istu podlogu ćete nekim valjkom, odnosno farbom, preći više puta. Drugim rečima, to farbanje ćete obaviti u više ciklusa, krugova, iteracija, a posle svakog ciklusa ćete oceniti rezultate i isplanirati sledeći krug. Baš zato, prenesite takav pristup i na ljude sa kojima radite, neka od starta razmišljaju na taj način i programiraju svoj pristup.

Pri tome, ono o čemu treba voditi računa jeste činjenica da nećete uvek na početku znati šta će biti ishod na kraju. Često na početku zamišljate kakvo bi trebalo da bude krajnje rešenje, kakav proizvod želite da imate na kraju, a da u narednim fazama prepoznate potrebu za drugačijim izlazom tog rada. Iako je svima idealno da na početku znaju sve detalje, koji se neće menjati do kraja, vrlo često i praktično uvek se javljaju neke promene, što je sasvim logično i opravdano. Često se ne mogu videti svi detalji na početku, isto kao što se i pri penjanju na brdo sa povećanjem visine vide i neki novi detalji, pa se i ista slika gleda drugačije.

Isto kao i u tom penjanju na planinu, tako i u svakom poslovnom poduhvatu, važno je zadržati fokus na cilju, na onome što se želi postići, ostvariti, rešiti. Računajte na to da put dolaska do tog cilja nije samo jedan, već da se u različitim fazama mogu pojaviti i drugi putevi, druge mogućnosti i druga rešenja, nekada i bolja, a koja se nisu videla na početku. Možda ćete i u već pomenutom farbanju, posle prvog prolaza odlučiti da sledeći prolaz napravite sa druge strane, normalno u odnosu na prvi prolaz.

Ako će posao koji treba da obavite trajati više dana, podelite ga u manje pakete, na dnevne aktivnosti. Umesto da gledate ceo posao koji treba obaviti, sada imate dnevne zadatke, dnevne ciljeve. To je već situacija u kojoj možete lakše da motivišete ljude sa kojima radite, svako ima više elana kada ima cilj ograničen kratkim vremenom, i uz to možete lakše da pratite napredak u radu i preduzimate određene izmene, ako je potrebno.

Baš zato, napravite kratko planiranje na početku dana da odredite šta je cilj za taj dan, a na kraju dana i kratki rezime dana. Na početku dana treba sagledati tri osnovne stvari: šta je urađeno juče, šta treba uraditi danas i koji su problemi (ako postoje). Na kraju dana možete uključiti kupca ili osobu za koju radite neki posao, kako bi potvrdili da je taj deo posla urađen onako kako oni očekuju. Upravo ta potvrda ili primedba će Vam biti i osnova za planiranje na početku sledećeg radnog dana. I tako, svakog dana smanjujte po jedan zadatak, precrtavajte ono što ste uradili i videćete kako ste sve bliži cilju i kako Vam ostaje sve manje posla.

Osim što ćete tako osigurati viši nivo kvaliteta, smanjićete rizik od neuspeha i moguće konflikte u timu i sa kupcima ili korisnicima Vaših proizvoda, usluga ili drugih poslovnih rešenja. Pošto ste praktično uvek uz ekipu sa kojom radite, koristite priliku da sa članovima tima direktno komunicirate, neposredno, jednostavno. Tako ćete povećati i njihovu motivaciju, pa će i oni sami pokazivati više entuzijazma, energije, ali i pojedinačno biti agilniji u radu.

Agilno je sve bolje i brže, a uz to su i svi zadovoljniji. Idemo, polako, agilno, agilno, brzo.

Poslednja izmena dana 14. marta 2016. u 11:28


Aleksandar Drenovac

Aleksandar je vodeći konsultant i trener u E2 Element konsultantskoj kompaniji. Kompanijama koje stvarno žele napredak pomaže da uspostave i unaprede organizaciju, razviju i unaprede sisteme upravljanja (procesima, projektima, kvalitetom, rizicima, promenama, performansama, obukom i razvojem), optimizuju poslovanje, unaprede timove…… Saznaj više »