Akcioni plan prati relizaciju aktivnosti usvojenih budžetom, strategijom ili drugim planskim dokumentima preduzeća.

Akcioni plan, kao operativni instrument koristi se za kratko prikazivanje predstojećih aktivnosti u vezi sa nekom temom ili zadatkom i obuhvata vremenski plan i plan resursa  koji su neophodni za izvršenje.

Veoma često potreba za akcionim planom može da proistekne iz jednog ili niza sastanaka i preuzimnja obaveza zaposlenih, učesnika na tom sastanku, da neki zadatak završe.

Akcioni plan je dobar alat za praćenje realizacije, počev od jednostavnih, dnevnih, rutinskih operacija kod koji se uočavaju zastoji, ali i kompleksnih procesa, kao što je upravljanje projektima.

U MSP (malo i srednje preduzeće) u intenzivno razvojnim fazama, posao postaje složeniji, veći je broj ljudi, veća je fluktuacija ljudi, veći je broj operacija. Vlasnici i najviši menadžment delegiraju posao, a organizacija posla ne podržava kompleksnost posla i pravovremeno praćenje relizacije svih zadataka.

Nekada najjednostavniji zadatak koji nije izvršen postaje usko grlo i utiče na zastoj celokupnog poslovanja. Ove sutuacije se mogu preduprediti korišćenjem Akcionog plana kao transparentnog alata koji obuhvata ažuran popis svih preuzetih zadataka sa navedinim odgovornim osobama za završenje tih zadataka i rokovima.

Za efikasno i efektivno vodjenje bitnijih poslova i zadataka koje označavamo kao projekti, postojanje akcionog plana je imperativ.

Veoma često je Akcioni plan i jedan od Anexa Ugovora o odredjenom poslu.

Projekti su poslovni planovi sa definisanim datumima za početak i kraj zato im je potreban poseban sistem praćenja ne samo na strateškom nivou već i na operativnom.

Fazno praćenje projekta postavljanjem faznih ciljeva je vrlo koristan plan projekta.

Napredovanje projekta treba ocenjivati tako što će se utvrditi do koje faze je stigao (PoC-Percentage of Completion- procenat dovršenosti projekta).

Ovoj fazi predhodi definisanje plana akcije, prvo na nivou firme ili kompanije, a onda i u okvirima pojedinačnih službi.

Kada se definiše Akcioni plan neophodno je  imati  u vidu  dva nivoa aktivnosti:

  1. Prvi nivo je vezan za funkcionisanje same kompanije i utiče na sve službe;
  2. Drugi nivo aktivnosti je vezan za okvire funkcionisanja same službe;

Postavljanje Akcionog plana treba da uključi sve zaposlene u službi, a poseban akcenat je  na onima koji će biti zaduženi i odgovorni za realizaciju zadataka. Na ovaj način se postižete motivisanost i posvećenost zaposlenih u timu. Akcije koje treba da budu sprovedene  moraju biti jasno definisane, smislene, dostižne po očekivanom kvalitetu i rokovima.

Za svaki zadatak treba da budu obezbedjeni resursi za rad na zadatku, bilo da je reč o potrebnom broju ljudi, vremenu ili materijalnim resursima, a sve to treba već da bude alocirano budžetom za poslovnu godinu.

U ovakvim  situacijama potreban je dokaz da će se alocirani novac, ljudi i svi resursi dobro iskoristiti, naročito ako se neka aktivnost po prvi put radi u kompaniji.

Kontrola i razmatranje realizacije zadataka kroz praćenje Akcionog plana na dnevnim ili fiksnim periodičnim sastancima (nedelja, mesec) su neizostavan korak, inače suština Akcionog plana gubi svrhu. Sve aktivnosti iz Akcionog plana su podložne revidiranju.

Kada je jasno definisan pravac, gde se želi da ići i kako, neophodno je pratiti realizaciju planova. Aktivnosti se menjaju usled ograničavajućih faktora, pa se zato mora pratiti razvoj situacije i prilagoditi novonastaloj situaciji.

Postoje brojni modeli Akcionih planova, ali za firmu je najbolji onaj koji je prilagodjen njenim potrebama i jednostavnosti praćenja.

Osnovni model Akcionog plana podložan modifikacijama je dokument u Excel formatu koji se naziva 3W i daje odgovore na pitanja:

  • What- u smislu koja aktivnost ili zadatak se prati Akcionim planom;
  • Who (with Whom and What)-ko je zadužen za realizaciju zadatka, sa kojim timom ljudi i kojim resursima;
  • When-odnosi se na rok za završetak zadatka;

Prikaz Akcionog plana 3W

WHAT WHO

(with WHOM and WHAT)

WHEN
 

 

Pored jednostavnih varijanti Akcionog plana, moguće je pratiti dinamiku realizacije zadataka i kroz kroz CRM (Client Relationship Management) baze kao automatizovane alate.

Tekst prati primer Akcionog plana koji živi u praksi, a odnosi se na vodjenje projekta konsaltinga za MSP.

Poslednja izmena dana 16. jula 2017. u 18:29


Biljana Lazarević

Rođena je 1977. godine, na Ekonomskom fakultetu, Univerziteta u Kragujevcu, diplomirala smer menadžment; Nakon toga završila brojne obuke iz oblasti kontrolinga, pisanja EU projekata, menadžmenta i prava. Radno iskustvo u privredi i bankarskom sektoru, u velikim multinacionalnim sistemima i kompanijama…… Saznaj više »