Za razliku od interne provere odnosno internog audita, eksterni audit predstavlja proveru sistema menadžmenta upravljanja kvalitetom od strane nezavisnog tela. To može biti sertifikaciono telo odnosno sertifikaciona kuća koja utvrđuje usaglašenost sistema sa zahtevima standarda ili može biti zainteresovana strana koja ima neposredni interes da se uveri u usglašenost sistema kvaliteta i njegovu primenu u praksi (recimo kada preduzeće sa kojim sarađujete želi da proveri kako vaš sistem upravljanja kvalitetom funkcioniše). Pošto je provera od strane sertifikacionog tela ključna za nas, na nju ćemo se i koncentrisati.

Kada uspostavite sistem kvaliteta i krenete sa njegovom primenom u praksi, finale svega predstavlja ocena usaglašenosti sistema kvaliteta sa zahtevima standarda od strane ovlašćenog sertifikacionog tela. Sertifikaciono telo dakle proverava da li je i u kojoj meri vaš sistem kvaliteta u skladu sa zahtevima standarda. Lično bih sertifikacono telo definisao kao još jedan „par očiju“ koji je tu da ukaže na propuste u vašem sistemu, kao i na načine kako sistem možete unaprediti. Sertifikacono telo, dakle nije nadzorni organ zadužen da se koncentriše na pronalaženje grešaka radi neke vrste sankcija već partnerska organizacija koja nastoji da ukaže na eventualne propuste u funkcionisanju sistema, njegovoj praktičnoj primeni i načinu poboljšanja efikasnosti i efektivnosti istog. Na tržištu postoji veliki broj sertifikacionih kuća i veoma je važno znati kojoj se obratiti. Načelno, sve one pružaju manje – više istu uslugu, ali treba napomenuti da je ipak odabir sertifikacionog tela od velikog značaja. Najpre iz razloga jer koliko god sve vreme pričamo o „standardu“, jednostavno ne postoji standard u njihovom kvalitetu, odnosno praksa je pokazala da su jedne bolje od drugih. Ovo naročito kada govorimo o oblastima odnosno delatnostima koje sertifikuju. Neke sertifikacione kuće jednostavno imaju više znanja i iskustva za pojedine oblasti i auditori su im bolje specijalizovani za te oblasti što samim tim znači više prostora za obzervacije i unapređenja, ali i detaljniju kontrolu. Neke sertifikacione kuće nisu globalno priznate, već su priznate samo u zemlji tj.u nacionalnom registru, što je još jedna stvar o kojoj treba voditi računa naročito ako se vaša firma bavi nekom delatnošću koja ima međunarodni karakter. U tom slučaju bi najbolje bilo obratiti se nekoj od svetski priznatih kuća.

Postupak utvrđivanja usaglašenosti sistema upravljanja kvaltietom pokreće se uglavnom podnošenjem zahteva sertifikacionom telu popunjavanjem formalizovanih obrazaca. Putem tih obrazaca dostavljaju se opšti podaci o firmi, broju zaposlenih, izdvojenim lokacijama, delatnosti firme itd. Na osnovu toga odgovorna lica u sertifikacionom telu sastavljaju ponudu za usluge sertifikacije koje obuhvataju minimum jednu sertifikacionu proveru i dve nadzorne provere odnosno pokriće celokupnog ciklusa u trajanju od 3 godine koji predstavlja period za koji se izdaje sertifikat. Kada pronađete odgovaraću sertifikacionu kuću i dogovorite cenu usluga, odmah dogovorate i termin provere. U zavisnosti od kompleksnosti sistema i od toga da li se sistem prvi put sertifikuje provera može trajati od jednog do nekoliko dana. Praksa je pokazala da se provere najčešće završavaju za jedan radni dan, ali to nije pravilo.

Kada imate tačan datum kada će provera biti obavljena, otprilike sve svoje aktivnosti usmeravate na to da tog dana sve fukcioniše u najboljem redu i da sistem u periodu pre provere bude na najvišem mogućem nivou. Provera predstavlja finale svih vaših aktivnosti na uspostavljanju i primeni sistema. Iz sertifikacione kuće će vam se par dana pre dana koji je određen za proveru javiti sa agendom u kojoj će napraviti okviran plan rada sertifikacione komisije odnosno auditora. Broj članova sertifikacione komisije – auditora zavisi od kompleksnosti sistema. U planu koje ćete prethodno dobiti kao neki početak provere obično je naveden uvodni sastanak. Uvodnom sastanku prisustvuju članovi komisije i menadžment firme. Na sastanku se prisutni međusobno upozanju i obično se iznosi kratak istorijat firme i sertifikacione kuće. Nakon toga počinje se sa samim činom provere. Prethodna verzija standarda je imala definisan zahtev za imenovanjem predstavnika rukovodstva za kvalitet. To je lice kome se poveravaju određeni poslovi vezani za uspostavljanje, primenu i kontrolu sistema i ono je u praksi iznosilo najveći deo tereta vezan za sertifikaciju. Ovo se pokazalo kao nepraktično pa je nova verzija standarda ukinula zahtev za imenovanje predstavnika rukovodstva za kvailitet. Zamišljeno je da pred sertifikacionim telom svako brani onaj deo sistema za koji je zadužen odnosno za koji je određen kao vlasnik procesa, što predstavlja lepo i praktično rešenje. Na žalost u praksi se situacija nije apsolutno popravila i ostalo je to da najveći deo komunikacije za odbranu usaglašenosti sistema i dalje odrađuje jedno lice. S obzirom da je nova verzija standarda tek u primeni oko dve godine i da je usaglašavanje po njemu u suštini tek počelo ostaje da vidimo da li će se ova loša praksa promeniti.

Sertifikaciona komisija će određenim metodama detaljno proveravati sistem kvaliteta. Članovi komisije obično imaju liste pitanja koje postavljaju i to je ono što je zajedničko. Ono što nije zajedničko jeste iskustvo i pronicljivost proveravača, kao ni to koja je tačno oblast proveravaču bliža. Iskusniji proveravač dosta detaljnije ulazi u „dubinu“ sistema i dosta jednostavnije otkriva greške u sistemu. Da podsetim, cilj provere nije da se pronalaze greške kako bi neko bio kažnjen, već kako bi se ukazalo na to šta u sistemu treba da se popravi odnosno šta nije usaglašeno sa zahtevima standarda. Nakon višečasovnog ili višednevnog ispitivanja komisija na zatvorenom sastanku iznosi svoje zaključke o rezultatima provere. Ti rezultati se kasnije prezentuju rukovodstvu. Ono što je jako važno jeste da auditori sve neusaglašenosti definišu prema stepenu i za svaku od njih daju određeni rok za usaglašavanje. To znači da nećete biti „oboreni na polaganju“, već će na neke eventualne propuste da vam se ukaže i daće vam se rok da ih otklonite. Ukoliko postoji određen broj većih neusaglašenosti, nećete moći da sertifikujete svoj sistem. Pored pronalaska neusglašenosti auditoru daju preporuke za poboljšanje sistema i opservacije koje se odnose na sistem.

Ukoliko je sve u redu, dobićete potvrdu da vaš sistem ispunjava zahteve prema standardu ISO 9001. U određenom roku na adresu firme stići će vam i sertifikat kojim se potvrđuje da vaša firma posluje u skladu sa svetskim standardom. Sertifikacioni ciklus traje tri godine i kao što je navedeno sastoji se od najmanje jedne sertifikacione i dve nadzorne provere. Nadzorna provera je provera u toku sertifikacionog ciklusa koja služi da se proveri funkcionisanje sistema, da se proveri da li su preporuke usvojene, a neusaglašenosti uklonjenje. Nije praksa, ali ukoliko se dogodi da nadzorna provera pokaže da ste zapostavili sistem i da on više nije usaglašen sa zahtevima standarda, sertifikat će vam biti suspendovan.

Poslednja izmena dana 2. februara 2018. u 17:14


Miljan Ćupurdija

Diplomirani pravnik, zaposlen u privrednim društvima Polet i Belica kao menadžer za pravne poslove i ljudske resurse. Obavlja funkciju predstavnika rukovodstva za IMS (QMS, EMS i OHSAS). Uređivanje poslovanja i funkcionisanja preduzeća shodno sistemu kvaliteta mu predstavlja poseban izazov i…… Saznaj više »