Kako možete najlakše da saznate šta u vašoj firmi ne funkcioniše kako treba? Odgovor je: da pitate – kako zaposlene koji su još uvek tu, tako i one koji odlaze.

Izlazni intervjui su najefikasniji način da od zaposlenih koji odlaze iz vaše firme – bilo na vašu ili njihovu inicijativu – saznate šta je to što im se dopadalo, šta je ono na šta imaju zamerke, kako bi se stvari mogle poboljšati i tome slično.

Jedna od velikih snaga izlaznog intervjua je ta što u određenoj meri isključuje socijalnu poželjnost, pa ljudi mogu biti iskreniji nego na razgovoru za posao ili tokom ispitivanja zaposlenih (snimka stanja). To je logično, jer je uvek lakše bivšem šefu reći šta mislimo, nego sadašnjem.

Iako je izlazni intervju u suštini jednostavna, brza i jeftina tehnika, to ne znači da vam za nju neće biti potrebne pripreme. Baš naprotiv – ako želite da izvučete maksimum iz njene jednostavnosti i efikasnosti – moraćete dobro da se pripremite.

Najpre vas čeka odluka da li ćete sa svakim zaposlenim sprovoditi izlazne intervjue. To možete proceniti u odnosu na poziciju te osobe, kao i na okolnosti pod kojima napušta vašu firmu. Ako želite da dobijete što je moguće više raznolikih informacija, onda se oni mogu sprovoditi sa svima koji odlaze iz vaše firme.

Zašto su izlazni intervjui važni?

Zahvaljujući izlaznim intervjuima – osim što su, kao što je već pomenuto, brzi, jeftini i efikasni – možete da saznate sve one informacije koje nikako drugačije ne biste saznali. Osim što će zaposleni biti iskreniji, moći ćete da istražite i razloge zašto on odlazi iz vaše firme, odnosno kako on vidi vašu firmu, vaš stil rukovođenja, komunikaciju, organizacionu kulturu i sve ono što čini vaše poslovanje.

Izlazni intervju je koristan i ako želite da saznate više o svom procesu zapošljavanja, razgovorom o tome sa zaposlenom koji odlazi: koje su slabe tačke ne samo procesa zapošljavanja, već i šta ne funkcioniše dobro u vašoj HR politici, ali i ostalim aspektima vaše firme, uključujući sve ono čime neko ko radi za vas može biti zadovoljan, odnosno nezadovoljan.

Osim svih ovih dragocenih informacija, izlazni intervju je prilika da se sa zaposlenim koji odlazi raziđete u prijateljskom tonu. Štagod bio razlog vašeg rastanka, ovaj razgovor će poslužiti da na vašu saradnju stavite tačku i međusobno ostanete u korektnim odnosima.

Priprema za izlazni intervju

U početku, ali i kasnije, biće vam potrebna priprema za ulazni intervju. Najpre, emocionalna priprema. Bez obzira na to koliko ćete možda puta raditi izlazni intervju i u tome postati iskusniji, svaka od tih situacija može biti izazovna, pošto će neki zaposleni zahtevati drugačiji pristup. Situacija davanja ili primanja otkaza je stresna, i nju prate emocije, što znači da izlazni intervju i te kako može biti zasićen intenzivnim i neprijatnim emocijama, kao što su tuga, ljutnja, razočaranost, i tome slično. Pripremite se najpre na to da su šanse više na strani mogućnosti da to neće biti prijatna situacija, nego da hoće.

Ono što je kod ovog razgovora važno jeste to da se on odvija u privatnosti. Nije neophodno da to bude u četiri oka, pošto će možda postojati potreba da mu još neko prisustvuje. U svakom slučaju, nemojte dozvoliti da ovaj intervju ima nepotrebnu publiku, jer je reč o „pipavim” temama, odličnom materijalu za stvaranje kancelarijskih tračeva.

Priprema uključuje i to da ste unapred razmišljali o pitanjima koje ćete postaviti. Najbolje će biti da ih zapišete, kako biste imali spremnu strukturu intervjua. Držite ta zapisana pitanja pri ruci tokom intervjua, jer će vam možda biti potrebna, da se podsetite i da možda prekinete neprijatnu tišinu koja je nastala jer ste se dotakli neke nezgodne teme.

Izbegnite tipične greške

Ako prvi put i samostalno sprovodite izlazni intervju, možete napraviti nekoliko tipičnih grešaka. Sada ćemo ih izlistati, kako biste mogli da ih sprečite.

Prva greška je da ne uradite ništa sa podacima koje ste dobili sa intervjua. Ako je on više ličio na neformalni razgovor, a ne strukturisan intervju, onda su šanse da se informacije dobijene njime „bace” veće. I zbog toga je dobro da imate plan – jer će vam plan reći šta želite da saznate, a pitanja u intervjuu će odraditi onaj „kako” deo posla. Plan treba da sadrži i izveštaj sa intervjua, gde ćete zapisati odgovore zaposlenog, ali i svoje zaključke i razmišljanja na tu temu.

Još jedna tipična greška je haotičan intervju, koji stalo osciluje između ćaskanja i intervjua ili strukturisanih i nestrukturisanih pitanja. Ništa od toga ne mora biti problem, ako imate plan i cilj gde ćete sa pitanjima stići. Međutim, ova situacija je, kao što je već naglašeno, često obojena emocijama, a one nam više odmažu u sprovođenju plana nego što pomažu, pa računajte i na to.

Naravno, to je stvar koju je lakše reći nego uraditi, ali nastojte da ovom zadatku pristupite profesionalno, ali i empatično. Ako čujete odgovore koji vam se ne dopadaju, procenite da li i na koji način na njih odreagovati. Nemojte se „pecati” na emocionalno provokativne sadržaje, već imajte na umu da će ih možda biti i držite se svog plana.

S tim u vezi, pošto su intervjui ovog tipa često neprijatna situacija koju, kao takvu, nastojimo da izbegnemo, čuvajte se i greške koja se ogleda u tome da ovaj razgovor odlažete ili se on desi previše kasno. Važno je da se on odigra pre nego što se vaš zaposleni i mentalno udalji iz vaše firme. Prosto, ako ga pozovete posle dva meseca, a on je u međuvremenu već pronašao novi posao i sada brine neke skroz druge brige, moguće je da se dosta stvari neće ni sećati, ali ni da neće biti previše zainteresovan za takvo nešto. Zato, neka se ovaj razgovor odigra dok je još uvek u vašoj firmi ili u prvoj nedelji nakon odlaska.

Iako na prvi pogled može da zvuči kao nešto što rade samo velike korporacije koje za to imaju novca, izlazni intervju je zapravo odlična prilika da dobijete dragocene informacije o svom biznisu i svemu onome što vam jedan zaposleni o njemu može reći. U nekim situacijama ćete možda doneti odluku da ga ne sprovedete – ako ste se, na primer, sa nekim zaposlenim razišli pod nelepim okolnostima – ali imajte na umu da, svaki put kad odlučite da ga ne održite, odričete se informacija koje potencijalno mogu biti važne za vaš tim, odnosno biznis.

Poslednja izmena dana 2. februara 2018. u 17:15


Ina Borenović

Ina je master psihologije, sa raznolikim iskustvom: od regrutacije i selekcije vojnog kadra, konsaltinga iz oblasti ljudskih resursa, pa sve do pisanja, predavanja, bavljenja psihologijom marketinga i preduzetništva. Sertifikovani je trener asertivnosti, sa završenim edukacijama iz grupne analize (osnovni nivo)…… Saznaj više »