Zašto mi niste javili? Kako da znam da ste završili, kad mi niko nije javio? Ako niste mogli da završite, zašto niste odmah javili, pa da pošaljemo još nekoga?

Da, sve deluje poznato. Situacije koje se često, da ne kažemo baš stalno, javljaju u poslovanju firmi svih veličina. Takvih primera i situacija znate sigurno puno, iz ličnog iskustva ili iz iskustava kolega i prijatelja.

Bilo da planirate da krenete u nešto za šta ćete uskoro sa ponosom reći „moja firma“, ili da već poslujete, treba da imate na umu da je izveštavanje jako bitno. Bitno, ne samo Vama, već i svim Vašim budućim ili sadašnjim kolegama, partnerima, dobavljačima, kupcima, klijentima, korisnicima… svakome ko je na bilo koji način uključen ili povezan sa Vašim poslovanjem.

Pri tome, nemojte izveštavanje gledati samo kao „slanje izveštaja“. Ljudi često poistovete izveštavanje sa pisanim izveštajem koji formalno treba nekome da pošalju. Međutim, izveštavanje (engl. reporting) je mnogo šire od toga. Iako je nekada važno i kao formalna stvar u poslovanju, samo izveštavanje ima dosta praktičnih razloga. Pri tome, to izveštavanje može stvarno biti formalno i neformalno, a informacija preneta usmenim ili pisanim putem.

Zapravo, to znači i da Vas mogu kolege ili ljudi iz Vašeg tima izveštavati na različite načine. Pri tome, važno je da ne propustite baš deo da način komunikacije u izveštavanju bude dogovoren, što znači da ljudima koje vodite treba da saopštite važnost izveštavanja, značaj za poslovanje čitave firme, ali i da dogovorite (precizirate) na koji način će Vas izveštavati u različitim situacijama.

Kako usmeno izveštavanje može biti formalno i neformalno, isto tako može i pisano, što može zavisiti od željenog (dogovorenog) načina komuniciranja, mogućnosti ili poslovnih potreba.

Usmeno izveštavanje ćete tražiti i koristiti ukoliko postoje mogućnosti za direktnu (neposrednu) komunikaciju, možda komunikaciju telefonom ili nekim od Internet sredstava usmene komunikacije, i to u situacijama kada Vam je dovoljna i validna i informacija koju ste dobili usmenim putem. Možete zahtevati da bude formalnog karaktera ako je prisutan neko od poslovnih partnera ili „neko sa strane“, a neformalno, na primer, kada ste sami.

Sa druge strane, pisano izveštavanje ćete verovatno tražiti za situacije o kojima želite da imate zapis, koji može biti neformalnog (manje formalnog) karaktera ukoliko služi nekome u firmi, ali ćete verovatno želeti da bude u nekoj formalnoj (zvaničnoj) formi ako će neko eksterno imati uvid u dokumentaciju. Nekada ćete želeti da Vam ta informacija bude jednako validna i posle određenog perioda, pa ćete zato tražiti da Vas izveste pisanim putem, jer zapis na papiru, mejlu ili drugom sredstvu ostaje dosta trajnije od izgovorenih reči, a može se i tačno sagledati šta je neko izvestio i kako je nešto urađeno.

Naravno, važno je da definišete i koje su to situacije u kojima će Vas izveštavati, i potpuno je jasno da je jako teško unapred precizirati i predvideti svaku moguću situaciju, kao i da je jako tanka linija između različitih situacija, pa bi i zbog toga neko mogao biti u dilemi da li treba da Vas izvesti ili ne. Kako biste otklonili sumnje i neizvesnost, a na taj način i izbegli moguće konflikte, za one zadatke u kojima smatrate da je posebno bitno naglasite da Vas izveste o tome šta je urađeno, da li je bilo nekih problema, i slično. Na primer, verovatno nećete tražiti izveštaj od radnika o svakom zavrtnju koji je zavijen ili od programera o svakoj liniji koda koja je napisana, ali ćete želeti da Vas izveste da je neki element sklopljen, da je otpremljen planirani broj paleta nekog proizvoda, ili da je (deo) program(a) završen.

Baš u vezi sa tim, vodite računa da Vaši zadaci i zahtevi moraju biti precizni, kao i zahtevi za izveštajima, kako bi informacija koju dobijete kroz izveštavanje bila baš ono što Vam treba. Da, nekada će Vam delovati stvarno besmisleno (glupo), ali je velika razlika između izveštaja da je kamion sa robom stigao na neku poziciju i drugog da je kamion sa svom robom stigao na traženu poziciju na vreme. Vama se u datoj situaciji nešto možda podrazumeva, ili podrazumevate da je sve završeno kako ste očekivali i planirali, ali Vam to ovakve dve forme izveštaja o istoj stvari ne govore na isti način.

Precizno i efikasno izveštavanje će Vam biti jako bitno zbog praćenja svih poslovnih aktivnosti, ali i zbog upravljanja istim. Sa jedne strane, moći ćete da pratite kako se odvija ono što ste planirali, da li sve ide svojim tokom i onako kako bi trebalo, a sa druge strane i da možete blagovremeno da upravljate i nekim promenama koje se dese, da preduzmete nešto da neke stvari budu onakve kako ste želeli i planirali, ili da možda umanjite eventualnu štetu. Isto tako, koliko budete imali valjano izveštavanje, imaćete i podatke za sledeće takve slučajeve, znaćete kako sledeći put da planirate iste ili slične stvari, ali će to biti i pomoć svakome od kolega, da ima neke informacije na osnovu kojih će moći da (se) upravlja.

Budite strpljivi, posebno na početku, ljudima je potrebno vreme da se naviknu na sisteme izveštavanja, treba vremena „da sve legne“. Nakon toga, svima će to biti sasvim normalno i nešto bez čega niko neće moći, niti želeti.

Neka izveštavanje počne, neka ne prestaje.

Poslednja izmena dana 30. maja 2016. u 01:37


Aleksandar Drenovac

Aleksandar je vodeći konsultant i trener u E2 Element konsultantskoj kompaniji. Kompanijama koje stvarno žele napredak pomaže da uspostave i unaprede organizaciju, razviju i unaprede sisteme upravljanja (procesima, projektima, kvalitetom, rizicima, promenama, performansama, obukom i razvojem), optimizuju poslovanje, unaprede timove…… Saznaj više »