Usaglašavanje dugovanja i potraživanja – Izvod otvorenih stavki (IOS)

Kruna svih aktivnosti koje se tokom godine obavljaju u knjigovodstvu svake firme je završni račun (bilans), koji pokazuje stanje imovine i obaveza firme i kakav je rezultat tokom godine postigla.

Finansijski izveštaji su vrlo važna dokumenta. Veći broj korisnika oslanja se na istinitost podataka u ovim obračunima. Zbog toga je realno prikazivanje stavki u finansijskim izveštajima imperativ.

Iako stanje u knjigama, idealno, treba da odgovara realnom stanju , to u praksi nije uvek tako. Zbog velikog broja dokumentacije i promena koje se na bazi nje evidentiraju, neminovna je i poneka greška. Greške su deo svakog procesa rada i nisu opasne ako se na vreme otkriju. Problem su one greške koje se ne identifikuju i čije posledice se mogu odraziti na druge segmente poslovanja.

Vreme za proveru ispravnosti i tačnosti knjiženja je kraj poslovne godine, pre izrade završnog računa. Deo sistema kontrole jeste i usaglašavanje obaveza i potraživanja sa dobavljačima i kupcima.

Ova zakonska obaveza uređena je članom 18. Zakona o računovodstvu. Ovaj član kaže da su pravna lica i preduzetnici dužni da pre sastavljanja finansijskih izveštaja, usaglase međusobna potraživanja i obaveze što se dokazuje odgovarajućom ispravom. Poverilac je dužan da, pre sastavljanja finansijskih izveštaja, dostavi dužniku spisak neplaćenih obaveza.

Naime, tokom godine, po primitku računa od dobavljača, u knjigovodstvu firme beleži se dug prema tom dobavljaču. Prema dokumentaciji o plaćanju, knjiži se smanjenje obaveze. Kada se sva dokumentacija proknjiži, u knjigovodstvu na dan 31.12. treba da postoji tačan iznos duga prema dobavljaču.

U svom knjigovodstvu, dobavljač, kome je vaša firma kupac, knjiži po svakom izdatom računu potraživanje od kupca, a nakon svakog vašeg plaćanja, knjiži smanjenje potraživanja. Nakon svih proknjiženih promena, stanje na 31.12. mora da bude isto kao i dug prema dobavljaču iz vaših knjiga. Odnosno, ako je sve redovno i tačno knjiženo, vaš dug prema dobavljaču jednak je njegovom potraživanju od vas kao njegovog kupca.

Da bi proverili da li je sve usklađeno, u praksi koristimo tkz IOS – Izvod otvorenih stavki. On predstavlja spisak svih neplaćenih računa na određeni dan, koji firma šalje svojim kupcima i dobavljačima. Sadrži deo predviđen za potvrdu stanja (ukoliko se slažete sa iskazanim) i deo gde možete iskazati neslaganje (ukoliko je u vašim knjigama stanje drugačije). IOS se šalje i onim kupcima koji na dan sastavljanja IOS-a nemaju dugovanja, ali su tokom godine imali promet (oni koji su platili sve svoje obaveze).
 
U praksi, firme najčešće šalju Izvode otvorenih stavki svojim kupcima, preporučenom poštom u dva primerka. Ukoliko im se IOS vrati neusaglašen, potrebno je u saradnji sa knjigovodstvom poslovnog partnera proveriti razlog neslaganja. To može biti propuštano knjiženje nekog računa ili uplate, dva puta proknjižena ista promena ili knjiženje u pogrešnom iznosu. Sve ove greške mogu se ispraviti.

Osnovni zadatak IOS obrasca i jeste otklanjanje grešaka u poslovnim knjigama. Ukoliko se ipak desi da određeni iznosi ostanu neusaglašeni, njih je potrebno iskazati u Napomenama uz finansijske izveštaje, ukoliko se one sastavljaju. IOS koji su overeni na mestu predviđenom za iskazivanje slaganja, odlažu se i čuvaju sa poslovnom dokumentacijom.

Za usklađivanje stanja sa dobavljačima, firme mogu da koriste primljene IOS-e koje su izdali dobavljači. Ukoliko neki dobavljač propusti da pošalje IOS, firma treba da izda sopstveni i da ga do kraja godine pošalje dobavljaču. Predviđene su i visoke kazne za firme koje ne izvrše usklađivanje međusobnih potraživanja i obaveza.

Slanje IOS obrazaca je jednoličan i zahtevan posao, ali mora biti odrađen. Onima koji ne razumeju problematiku knjigovodstva i ulogu ove isprave, može se činiti kao bespotreban trud i gubljenje vremena.

Međutim, IOS obrazac je značajan kako u knjigovodstvu, tako i van njega, a neusklađivanje stanja može imati dalekosežne posledice. Pored visoke novčane kazne propisane zakonom, firma može da pretrpi i druge posledice zbog netačnog stanja u knjigama.

Recimo, može se desiti da neki račun nije proknjižen i da ostane neplaćen, jer o njemu neće biti traga u knjigovodstvu. Dva puta proknjižen račun može nerealno uvećati troškove i tako uticati na pogrešno iskazivanje (smanjenje) osnovice za porez.

IOS obrazac, s druge strane, može da posluži i kao dokument kojim se priznaje dug, te ima važnu ulogu u postupku naplate potraživanja.

Zato je u interesu svakog preduzetnika i privrednika da organizuje usklađivanje stanja sa svojim poslovnim partnerima kao jednu od ključnih aktivnosti „domaćinskog“ privređivanja.

Poslednja izmena dana 9. septembra 2017. u 21:43


Marija Đorđić

Rođena je 1984. godine u Beogradu. Završila je X gimnaziju. Na Ekonomskom fakultetu Univerziteta u Beogradu diplomirala je 2008. godine na smeru međunarodna ekonomija. Nakon nekoliko godina rada u spoljnotrgovinskom i IT sektoru, osniva Experta d.o.o, knjigovodstvenu agenciju koja uspešno…… Saznaj više »