Svaki dobar rukovodilac, kao i onaj koji to teži da postane, zna koliko je važno delegirati zadatke svom timu. I to ne samo delegirati, već proceniti kome bi koji zadatak, van onoga što njihovo radno mesto podrazumeva, mogao pripasti.

Stoga vam u nastavku donosimo korake koje je neophodno sprovoditi kako bi delegiranje bilo efikasno, odnosno kako ne bi bilo samo ideja kojoj bi bilo dobro težiti, dok praksa kazuje da je ideju najpre dobro razraditi…

Zato slede koraci koji takvu razradu mogu umnogome olakšati.

  1. Važnost pripreme: Priprema podrazumeva da zadatke koje treba da delegirate poznajte dobro. Isto tako, ona podrazumeva i da poznajete svoj tim, pa da stoga znate kome koji zadatak možete delegirati. Zato sve možete staviti na papir – glavni zadatak podeljen na što manje delove, sa jasno definisanim rokovima. Na primer, ako se u vašoj kompaniji organizuje neki događaj (pri čemu planirate da oko njega angažujete svoje zaposlene), onda prodavcu možete dati da se bavi pozivanjem ljudi, jer je komunikacija sa njima nešto što on svakodnevno u svom poslu obavlja. Posvetite dovoljno vremena i pažnje ovom koraku, jer ćete tako mogućnost gubljenja vremena onda kada ono postane od ključne važnosti svesti na najmanju moguću meru.
  2. Dodela zadataka: Sledeći korak je dodeljivanje zadataka svakom članu tima. Pri tom vodite računa da im jasno i precizno iznesete svoja očekivanja i obavezno sa njima proverite da li su sve dobro razumeli. Veoma je važno da ta komunikacija bude otvorena, tako da mogu da vam postave pitanja i razjasne sve potencijalne nejasnoće.
  3. Budite fleksibilni. Iako su planiranje i dobra organizacija uvek odlična ideja, ponekad je neophodno biti fleksibilan. Ako primetite da se stvari do određene granice odvijaju van vašeg plana, a ipak funkcionišu, ne morate odmah da sazivate sastanak i pravite preraspodelu svega. Međutim, ukoliko uočite da se stvari odvijaju totalno van plana ili da spontana preraspodela nije dobra niti prihvatljiva, to jeste razlog za intervenciju. Potrudite se da pronađete pravu meru između fleksibilnosti i držanja plana. U te svrhe, komunicirajte sa svojim ljudima, budite aktivno uključeni u proces i na taj način moći ćete ne samo da interveništete ukoliko je neophodno, već da brojne probleme i potencijalne manjkavosti prvobitnog plana predvidite i pre nego što uzmu svoj danak.
  4. Pravite preseke stanja. To znači da ćete u nekoj jedinici vremena (recimo, jednom nedeljno) imati sastanak sa svojim timom i direktno sa njima razgovarati o tome kako teče izvođenje delegiranih zadataka. Pustite ih da vam kažu kako sve što ste osmislili izgleda u praksi, dokle se stiglo da onim što je planirano, da li se suočavaju sa problemima, koji su to problemi… a zatim im dajte priliku da sami predlože kako bi se ti problemi mogli prevazići. Ma koliko vaš inicijalni plan bio dobar, ipak su oni ti koji ga ostvaruju u praksi i mogu vam dati dragocen uvid iz prve ruke kako sve to zaista funkcioniše, kada se iz tabele prenese u realnost. Sa druge strane, iako bi trebalo da budete aktivno uključeni u proces, to ne znači da treba da im „dišete za vratom“. Tako bi vaši zaposleni, odnosno članovi tima mogli uvideti da nemate poverenja u njih. Zato im dajte dovoljno prostora za izvedbu onoga što je dogovoreno i idite u korak sa njima u tom procesu, a ne iza ili daleko ispred.
  5. Povratne informacije. Davanje povratnih informacija važno je za svaki korak u ovom procesu. Na taj način, podsticaćete svoje ljude da aktivno učestvuju u celom procesu, motivisaćete ih pohvalama onda kada ih zasluže i usmeravati njihov dalji angažman ukazujući na propuste i na stvari koje se mogu raditi bolje. Na kraju, ako je projekat čije zadatke delegirate takav da ima svoj ograničen rok trajanja (kao primer sa organizacijom događaja), nemojte zaboraviti i na taj poslednji, finalni sastanak povezan sa projektom, na kom ćete im uputiti povratne informacije i reći u kojoj meri su vaša očekivanja i planovi ispunjeni.

Sve ovo ne odnosi se samo na projekte sa ograničenim rokom trajanja. Kad je reč o delegiranju kao takvom, na duži rok, sprovođenje svih koraka omogućiće vam da uvek imate otvoren kanal komunikacije sa svojim timom. Tako ćete kreirati pozitivnu radnu atmosferu, pa će i izazovi koji se vremenom budu pojavljivali i bivali sve veći i važniji biti manje stresni – zato što poznajete svoj tim i znate šta od njega možete da očekujete, a isto važi i u suprotnom smeru.

Poslednja izmena dana 8. maja 2016. u 01:07


Ina Borenović

Ina je master psihologije, sa raznolikim iskustvom: od regrutacije i selekcije vojnog kadra, konsaltinga iz oblasti ljudskih resursa, pa sve do pisanja, predavanja, bavljenja psihologijom marketinga i preduzetništva. Sertifikovani je trener asertivnosti, sa završenim edukacijama iz grupne analize (osnovni nivo)…… Saznaj više »