Šta da unapredimo? Koji sledeći cilj da postavimo? Kako da znamo da smo nešto unapredili? Da li nam je ono što smo uložili donelo rezultate koje smo želeli?

Sve su to pitanja sa kojima se susreću preduzetnici. Svakog dana treba da tražite način da unapredite poslovanje, svakog dana bar malo, ali treba znati i šta unaprediti, kao i koliko je unapređenje postignuto. Ipak, da biste nešto unapredili, ili da biste znali da ste unapredili, najpre morate znati šta je mera Vašeg poslovanja, kao i kakvi su Vam trenutni rezultati.

Zvuči jednostavno kada se setite škole- beležite ocene, računate prosek, i znate gde ste u datom trenutku. Želite to da unapredite, odredite predmete na kojima ćete više raditi, napravite plan, dođu nove ocene, pa izračunate novi prosek. Tada već možete porediti ocene iz određenih predmeta sa ranijim ocenama, ali i ukupan prosek sa ranijim prosekom. Ništa nije drugačije ni sa poslovanjem. Međutim, ničega tu ne bi bilo da niste beležili ocene, ali posebno da pre toga neko nije odredio šta će se ocenjivati i šta koliko vredi.

Da biste nešto unapredili, najpre morate znati aktuelno stanje. Morate znati kako jeste, da biste sa tim mogli da uporedite neko novo, sledeće stanje. Prva i važna stvar jeste snimanje trenutnog, aktuelnog stanja. Kako biste mogli da konstatujete trenutno stanje, potrebno je da imate bar neke podatke. Nije dovoljno samo reći „dobro poslujemo“ ili „imamo probleme u poslovanju“. Bez podataka- kao da tumarate u mraku, proizvoljno nagađate neke stvari, sudite po osećaju i intuiciji, a stvarnost može da bude sasvim drugačija.

Kako biste znali kakva je realnost, morate imati realne mere. Potrudite se da u svaku analizu uključite ljude sa kojima radite, one koji direktno rade na nekim aktivnostima ili u nekom procesu, ali i druge van tih aktivnosti. Nekada posebno značajni mogu biti baš ti koji nemaju veze sa tim procesom, jer vide detalje koji utiču na njihove aktivnosti i vide ih na drugi način, vide čitav sistem drugačije, ali vide bolje i sve detalje svog posla, ono što je bitno i što treba meriti.

Prvi korak bio bi da sagledate šta sve čini vaše poslovanje. Pogledajte koji su vaši procesi, koje su aktivnosti u njima, pa onda za sve njih razmišljajte šta možete i šta treba meriti. Pri tome, analizirajte svaku aktivnost posebno, ali i proces u celini. Na primer, jedna pekara ima proces nabavke sirovina, proces pripreme testa, proces obrade i pečenja, i na kraju proces prodaje.

Kada ste sagledali čitav proces, potrebno je da definišete šta ćete meriti. Pri tome, možete meriti parametre čitavog procesa, ali i svake aktivnosti u njemu. Za svaku aktivnost treba da definišete parametre koji su bitni, koji će Vam dati neku sliku o aktivnosti ili nekoj pojavi vezanoj za nju. Kod pomenute pekare, svaki od procesa ima neke aktivnosti, pa se tako u procesu obrade i pečenja može meriti vreme potrebno radnicima za proizvodnju neke vrste peciva, ili vreme pečenja. Isto tako, na primer, u prodaji se može meriti količina prodatih artikala po danima i/ili mesecima. Na nivou procesa višeg reda, možete meriti koje je vreme potrebno od trenutka kada prodavac signalizira da ponestaje određene vrste peciva do trenutka kada se završi čitav proces pripreme, obrade i pečenja, pa on dobije novu turu za prodaju.

Naravno, kada znate šta želite da merite, potrebno je da odredite na koji način ćete meriti. Tu se javljaju bitne stvari, da treba odrediti kako ćete nešto meriti, koja su Vam sredstva potrebna da biste merili, kao i koliko često ćete meriti. Ukoliko proizvodite peciva, možete lako prebrojavanjem izmeriti koliko komada peciva je neki radnik proizveo za određeno vreme, ali možete koristiti i neki kalup da odredite koliko od njih se uklapa u zahtevane standardne dimenzije. Prema broju izdatih računa možemo znati koliko je kupaca bilo u pekari određenog dana.

Izgleda odlično, kao da ste spremni da merite svoje poslovanje. Međutim, važan korak jeste i da odredite mere, odnosno da određenim merama pridružite vrednosti. Zapravo, treba svakoj aktivnosti i pojavi u procesu da pridružite odgovarajuću meru. Na primer, kod proizvodnje neke vrste peciva možete za više radnika meriti broj proizvedenih kiflica za 20 minuta, vreme za koje svaki od njih proizvede 30 kiflica traženog kvaliteta, ili količinu sira potrošenog za tih 30 kiflica. U prodaji mera može biti broj komada svakog proizvoda, ukupan dnevni prihod, ili možda odnos spoljašnje temperature i prodatih količina bureka. Kod stvari koje ne možete izmeriti „metrom“, uvedite skalu- na primer, za kvalitet pečenja ćete možda odrediti nijanse kiflica po izlasku iz rerne, pa unapred definisati lepezu boja sa ocenama od 1 do 5.

Odredite dinamiku i formu merenja. Vrlo je važno da imate unapred definisana vremena i intervale merenja, odnosno da prikupite sve podatke koji su Vam bitni. Isto tako, zaposlenima ne treba to da postane opterećujuće, već treba da nađete neki pogodan način da dobijete sve bitne podatke, a da to ne iritira zaposlene ili da im ne troši suviše vremena od primarnih aktivnosti. Na primer, umesto beleženja svakog komada, možda se može na zalepljenoj formi upisati recka za svaku prodatu posudu od 30 kiflica.

Počnite da merite i beležite rezultate. Potrudite se da merenja budu što tačnija, sa što većom preciznošću, jer bi pogrešni podaci mogli kasnije da Vas odvedu u sasvim pogrešnom pravcu ili smeru. Važno je i da podatke beležite redovno, kako biste imali što više podataka i dobili preciznije rezultate. U početku će možda biti prilike i potrebe da podsećate i napominjete nekoga da beleži rezultate, ali uskoro će to postati i redovan deo aktivnosti.

Već posle nekoliko dana ćete svi biti ponosni što imate realne podatke, a kroz mesec ili više dana imati i dosta podataka kojima ćete moći da donesete neke zaključke o poslovanju, pa i da odredite (sledeće) korake za unapređenje. Ko zna, možda bude i razloga za neke bonuse.

Svakako, već to što imate merljivo poslovanje je bonus za sve u firmi.

Razmišljajte o Vašem biznisu, sagledajte sve procese i aktivnosti u njima, pogledajte šta sve možete i treba meriti. Počnite da merite, samo će Vam se (po)kazati zašto to radite.

Poslednja izmena dana 3. avgusta 2016. u 01:45


Aleksandar Drenovac

Aleksandar je vodeći konsultant i trener u E2 Element konsultantskoj kompaniji. Kompanijama koje stvarno žele napredak pomaže da uspostave i unaprede organizaciju, razviju i unaprede sisteme upravljanja (procesima, projektima, kvalitetom, rizicima, promenama, performansama, obukom i razvojem), optimizuju poslovanje, unaprede timove…… Saznaj više »