Sve od nečega počinje i negde se završava. Često čujete ljude kako se žale što ne znaju „ni gde je početak, ni gde je kraj“. Da, to je uvek i svima veliki problem, posebno u poslu- svi vole da znaju od čega treba početi i na čemu završiti.

Zapravo, sve što radimo ima neki cilj i nekome je namenjeno. Nekad želimo da od balvana dobijemo euro-palete ili nameštaj, nekad lim i plastiku da pretvorimo u auto, a nekad da zakonski propis ili zahtev nekog standarda prevedemo u interni dokument ili proceduru. U svakom slučaju, postoje elementi koje ćemo nekom obradom, odnosno „procesiranjem“, pretvoriti u neke druge. Upravo to procesiranje i kaže da je to što radimo proces. Da, proces, koji je osnova svega što radite.

Za svaki proces važni su Vam isti elementi: ulazni elementi, izlazni elementi, resursi i upravljanje. Procesima se bavite svakog dana: ulazni element je meso koje ste kupili, želite da izlazni bude mleveno meso, zato kao resurs koristite mlin, kojim upravljate Vi ili neko drugi. Imate novčanicu, želite kafu, kafemat je resurs koji ćete iskoristiti, a upravljaćete tako što ćete pritisnuti odgovarajući taster. Nikako ne zaboravite resurse, od njih mnogo zavisi.

Kako biste izbegli probleme sa kojima se sreću skoro svi preduzetnici na početku rada, a koji se javljaju i u srednjim i velikim preduzećima, od početka razmišljajte o uspostavljanju procesa. Nemojte samo razmišljati, već krenite od toga da se sve što radi Vaša firma dešava kroz neke procese, pa da ih treba od početka urediti. Da, vrlo je važno prepoznati sve što firma radi za eksterne korisnike ili sve što se u firmi interno radi, jer se sve to odvija kroz neke procese. Nakon što pobrojite sve operacije, svaku od njih treba opisati.

Kada ste identifikovali proces, treba ga i definisati, odrediti šta i kako (treba da) se dešava da biste dobili ili ostvarili ono što želite, koji su to koraci koji vode do cilja. Već smo pomenuli ulazne i uzlazne elemente. Nekad ćete znati šta treba da dobijete na izlazu, pa na osnovu toga birati ulazne elemente; nekad ćete imati ulazne, pa tražiti način kako da od njih dobijete tražene ili odgovarajuće izlazne. U svakom slučaju, sve ono što treba da se uradi da bi se ulaz pretvorio u izlaz je Vaš proces.

Taj proces se sastoji od nekih koraka. Ako ostavite da se podrazumeva šta treba da se uradi, da će se to uraditi, već imate veliku šansu da budete u problemu. Umesto toga, odredite te korake po redosledu: 1. „to i to“, 2. „to i to“, i tako dalje, do kraja. Iseći balvane na određenu dužinu, utovatiti u kamion, prevesti do strugare, spustiti na uređenu podlogu, iseći na daske debljine šest centimetara, pretovariti do hale za obradu… eto nekih aktivosti i koraka jednog procesa u firmici koja se bavi drvno-prerađivačkim poslovima.

Zapišite ih, na papiru, na tabli… Još bolje, nacrtajte taj proces- svaku aktivnost upišite u neki pravougaonik i povežite ih strelicama, tako ćete i „videti“ ceo proces. Ne samo što ćete tako vizuelizovati, nego ćete onda i videti šta sve teba da se uradi, ali možda i dobiti asocijaciju za neki korak koji treba dodati, ali možda i neki suvišan izbaciti. Vrlo važno, ne treba da to bude samo Vaš posao. Ukoliko imate i tim sa kojim radite, ljude koji su uključeni u te procese, zajedno definišite procese. Ukoliko ste vlasnik firme, verovatno ćete za neke stvari insistirati da se rade na određeni način, ali saslušajte i druge, čućete i koja su ograničenja, kako i zašto nešto treba uraditi i to na baš određeni način, ili zašto je neki korak suvišan.

Kada popišete sve aktivnosti u Vašem procesu, ili kada ih nacrtate, već imate mogućnost da ih (zajedno) sagledate, preispitate da li je sve pomenuto, definisano, i da li će takav proces dovesti one ulazne elemente u željene izlazne. Nemojte preskočiti taj korak, ponovo krenite od početka… a, početak bi trebao da bude taj izlaz koji želite da dobijete… pogledajte hoćete li tim procesom od ulaznih elemenata dobiti izlazne. Važno je, jer ćete već sledećeg trenutka Vi i Vaši zaposleni raditi po tom procesu. Za njih će to biti put koji će slediti u radu.

Pošto ste sve definisali, tada je vreme da krenete da radite po tim procesima. Tu već dolazite do uspostavljanja procesa. Da, to je nešto na čemu mnogi padaju, od državne uprave do velikih kompanija. Nemojte napraviti tu grešku, nemojte samo konstatovati da ste propisali procese i da po njima mora da se radi… to su već fraze. Ne, potrudite se stvarno uspostavite te procese. Znajte da ćete morati da budete uključeni u sve to, nekad da podsetite da se radi na taj način, nekad da napomenete, nekad da rešite dilemu. Ipak, vrlo je bitno da insistirate na njima. Možda prvi put i neće biti (potpuno) ispoštovani, ni drugi, ni treći, ali ćete polako doći do toga da će oni postati obrazac, tako ćete ih uspostaviti. Da, i to spada u Vaše upravljanje procesima.

Naravno, kao i sve drugo, ono što radi uvek može biti bolje. Tako i Vaši procesi, radite aktivno na njihovom unapređivanju. Nekad ćete Vi primetiti, nekad neko od zaposlenih ili saradnika/partnera, kako nešto treba ili može drugačije i bolje. Onda, isključite sujetu, već samo pogledajte kako da nešto unapredite. Stalno unapređujte procese.

Posebno, izlaz iz jednog procesa može biti ulaz u neki drugi proces. U procesu obrade onog balvana sa početka dobićemo neke daske kao izlazni proizvod. Te daske mogu biti ulazni element za naredni proces, na čijem izlazu će biti drveni stubići. U svemu tome nastaje i piljevina, koju u nekom sledećem procesu možete pretvoriti u masu za grejanje.

Procesi su sjajni. Zamislite to što radite kao proces. Nacrtajte ga. Krenite od procesa.

Poslednja izmena dana 3. aprila 2016. u 05:10


Aleksandar Drenovac

Aleksandar je vodeći konsultant i trener u E2 Element konsultantskoj kompaniji. Kompanijama koje stvarno žele napredak pomaže da uspostave i unaprede organizaciju, razviju i unaprede sisteme upravljanja (procesima, projektima, kvalitetom, rizicima, promenama, performansama, obukom i razvojem), optimizuju poslovanje, unaprede timove…… Saznaj više »