Kaizen predstavlja koncept davno primenjen u Japanu, koji primenjuju sve najveće svetske kompanije, ali i mnoge male firme koje žele stalni napredak. Ljudi često traže gotova rešenja, a Kaizen je mnogo više od toga- Kaizen je filozofija života i rada, Kaizen je kultura, i na kraju primena tehnika i alata. Osnovna ideja je da se kroz kontinuirana (stalna) mala unapređenja ostvare veliki rezultati. Ako želite da u Vašem biznisu budete ono što je Tojota u njenom, potrebno je da razmišljate i pristupate na ispravan način.

Mnogima se žuri da brzo i drastično povećaju prihode ili smanje troškove. Tako već godinama, ali se ne pomeraju od te fantastične ideje. Uzalud pritisak na zaposlene, čak to stvara i veći otpor. Zamislite da Vama neko kaže da treba da skočite sa prvog na osmi stepenik… ili, sa osmog na prvi. Možda možete i da zamislite kako bi to izgledalo.

Međutim, pitanje je zašto uopšte i ne pokušavate da skočite toliko? Šta je problem u tih sedam stepenika? Isti su kao i svi ostali, zar ne? Da, osim što ste Vi navikli da uvek idete po jedan stepenik i to su Vaša očekivanja. To je ono što ste projektovali u svojoj glavi, ono što očekujete. Odjednom, traži se velika promena, nagla, i uz to je ona veoma udaljena od Vaših očekivanja.

Ipak, nešto Vas i dalje drži da ne skočite toliko. Strah. Drži Vas strah. Strah koji stvara tako velika promena, sa prvog na osmi ili sa osmog na prvi, svakako promena od sedam stepenika. Da je u pitanju jedan stepenik, ne biste imali taj unutrašnji problem. Možda čak i dva, i to bi Vam možda bilo u redu.

Setite se fizike iz osnovne škole i napona. Tamo je napon predstavljao razliku potencijala. Što je razlika potencijala dve tačke bila veća, veći je bio i napon. Isto je i ovde. Što se veća razlika u odnosu na ustaljeni način rada traži i/ili očekuje od Vas, veći se strah javlja.

Zašto se plašimo promena

Nije do Vas, priroda je u pitanju. Deo ljudskog mozga čini amigdala, koja je zaslužna za takve reakcije. Ona nas često i čuva od tih neprirodno velikih promena, od nečega što je novo i nama strano. Zahvaljujući njoj, na sve što iskače iz okvira ustaljenog, na nove stvari i promene, posebno nagle, reagujemo strahom, koji stvara i otpor prema promeni.

Sada uzmite to i projektujte na Vaše zaposlene. Oni će uvek tako prirodno reagovati. Kad god im se zada nešto značajno drugačije od onoga što je ustaljeno, kod njih će se javiti određena doza straha i otpora.

Uz to, zaposleni već imaju očekivanja, koja su usklađena sa prethodnom (dotadašnjom) praksom. Razlika između realnosti (onoga što se zahteva) i očekivanja (onoga za šta su sebe pripremili) izaziva stres.

Važno je da osvestite svakodnevne situacije

Šta sad sve to znači za Vas, kao nekoga ko vodi firmu? Sa jedne strane da osvestite neke bitne detalje, a sa druge da svoje odluke i postupke prilagodite tim saznanjima.

Važno je da unapred znate da će sve što je drugačije od postojećeg i ustaljenog izazivati neku vrstu straha. Što je to novo više različito u odnosu na staro, to će taj strah i uzdržanost biti veći. Automatski će zaposleni pružati otpor promeni. Prosto, iza toga je njihov strah od nepoznatog, ne to što su oni loši ljudi ili loši profesionalci.

Sa druge strane, u svakom danu i u svemu što rad(it)e zaposleni imaju neka očekivanja. Što je ta razlika očekivanja i stvarnosti veća, biće veći i stres koji se kod njih javlja. Bilo da im isplatite manje nego što su očekivali, ili da neka promena koju uvodite ne uspe i ne ostvari planirano, zaposleni će pod stresom sigurno biti manje produktivni, praviće više grešaka, zbog napetosti će biti više konflikata u timu.

Kako sve to primeniti

Zbog svega toga je potrebno svaku promenu, svako unapređenje, dobro pripremiti i sa zaposlenima iskomunicirati sve detalje promene. Kakvu god promenu da planirate, viziju tog novog stanja podelite sa zaposlenima, svakako naglasite zašto neke stvari uvodite ili menjate.

Kada krenete u planiranje i realizaciju, postavite male ciljeve, i to tako da u početku budu dostižni. Ostvarenje novog stanja iz te vizije koju imate, kako bi trebalo da bude u budućnosti, razložite na više malih usputnih ciljeva. Imajte u glavi tu viziju krajnjeg cilja, ali se fokusirajte na prvi mali cilj. Taj prvi mali cilj će biti mala promena, koja će zaposlenima biti bliska sadašnjem stanju i neće izazivati značajan strah i otpor. Takođe, taj prvi mali cilj postavite tako da bude dostižan. Veoma je važno da se ostvari, kako bi se zaposleni uverili u mogućnost promene, u to da znate šta želite i da ih vodite na pravi način. To je važno i kako bi se ispunila očekivanja koja će zaposleni imati kada im predočite ideju i uvedete ih u promenu, kako ostvarena realnost ne bi bila ispod tih očekivanja i izazivala stres kod njih, pa veoma često i revolt i nepoverenje.

Malim koracima do velikih ciljeva

Vaša vizija novog i unapređenog stanja i dalje može da bude velika, može biti značajno drugačija u odnosu na postojeće stanje. Možete i treba nju iskomunicirati sa zaposlenima. Samo tome dodajte i mudrost u planiranju i realizaciji tih promena koje će doneti unapređenja. Idite putem malih narednih ciljeva i malih unapređenja. Imajte u vidu i težite viziji, ali sebe i zaposlene usmeravajte i fokusirajte prema prvim sledećim malim ciljevima. Te ciljeve postavljajte tako da budu ostvarljivi, jer će se na taj način očekivanja koja zaposleni budu imali od tih promena poklapati sa realnošću. Na taj način ćete podizati njihovo samopouzdanje, verovanje u mogućnost promena i unapređenja, ali i kod njih graditi veću otpornost na strah od promena (elastičnost, rezilijentnost) i otvorenost za sledeća unapređenja.

Napred u mala unapređenja, Kaizen je u našim glavama.

Poslednja izmena dana 24. marta 2018. u 10:27


Aleksandar Drenovac

Aleksandar je vodeći konsultant i trener u E2 Element konsultantskoj kompaniji. Kompanijama koje stvarno žele napredak pomaže da uspostave i unaprede organizaciju, razviju i unaprede sisteme upravljanja (procesima, projektima, kvalitetom, rizicima, promenama, performansama, obukom i razvojem), optimizuju poslovanje, unaprede timove…… Saznaj više »