Uvek može bolje. Svest o poboljšanju nas vodi ka ispunjenju cilja.

Kako bih pomogao preduzetnicima, vlasnicima malih i srednjih preduzeća i menadžerima, odlučio sam da ih uvedem u sve najbitnije detalje u vezi poslovnog softvera, odnosno ERP-a. Ako se pažljivo držite smernica, bićete znatno sigurniji prilikom donošenja poslovnih odluka.

U ovom članku ću se baviti osnovnim karakteristikama ERP-a, njegovim prednostima za preduzeća, procesom implementacije i davanjem konkretnih saveta korisnicima, kako bi im rad u softveru predstavljao zadovoljstvo.

Pa, da počnemo.

Šta predstavlja poslovni softver?

Ako se striktno držimo definicije, poslovni softver predstavlja namensku aplikaciju koja korisnicima omogućava razvoj poslovnih funkcija. Šta znači razvoj poslovanja i zašto softversko rešenja često igra bitnu ulogu u određivanju uspeha?

Prosto govoreći, možete imati najbolju poslovnu ideju i vizionarski biznis model, ali ako nemate ispravnu evidenciju i kontrolu aktivnosti vašeg preduzeća, ne možete postići očekivani nivo profitabilnosti i produktivnosti. Kontrola i koordinacija poslovnih dokumenata i evidencija nastalih promena je polazna tačka uređenog i održivog poslovanja.

Zato što svako želi da izbedne haos, zar ne?

Po čemu se ERP razlikuje u odnosu na druge softvere?

Skraćenica ERP se često ponavlja kao mantra, ali šta nam zapravo govori?

Nastala od engleskog Enterprise Resource Planning, ona označava posebno softversko rešenje koje menadžmentu preduzeća pomaže da bolje upravlja svojim resursima. Kada govorimo o resursima, to mogu biti gotovina, hartije od vrednosti, zaposleni, osnovna sredstva (poslovni objekti, kancelarije, fabrike i sl.), obrtna sredstva (oprema, mašine, alati) itd.

Ključni atribut koji odvaja ERP od drugih poslovnih softvera je integracija.

Integrisanost u ovom slučaju podrazumeva posmatranje svih funkcija preduzeća kao jedne celine.

Poslovanje na bazi korišćenja specijalizovanih softvera koji pokrivaju pojedinačne procese (knjigovodstvo, magacin, kupci) polako postaje prevaziđen koncept. Svaka firma koja ozbiljno razmatra rast poslovanja i širenje, želi da obezbedi rešenje koje u sebi poseduje sve poslovne funkcije:

  • Nabavku
  • Prodaju i marketing
  • Finansije
  • Knjigovodstvo
  • Logistiku
  • Ljudski kapital.

Ko su korisnici ERP-a?

Bilo da poslujete 5 godina ili ste novi u poslu, ERP vam itekako može doneti poboljšanje poslovnih operacija.

Često se smatra da je ERP namenjen isključivo velikim sistemima, poput multinacionalnih kompanija. To je bilo delimično tačno pre više od decenije, međutim ta paradigma se rapidno menja u srpskom poslovnom miljeu. Mala i srednja preduzeća su veoma zahvalni korisnici poslovnog softvera. Na osnovu uvida u celokupnu bazu podataka može se projektovati i pratiti rast poslovanja.

Kad govorimo o konkretnim osobama koji koriste ERP u preduzeću, to mogu biti:

  • Direktor
  • Menadžer
  • Računovođa
  • Zaposleni u magacinu i prodaji itd.

Zahvaljujući sistemu razmene podataka, jednom unet podataka (npr. faktura dobavljača), dostupna je ostalim korisnicima.

Koje su karakteristike ERP-a?

Kada govorimo o ERP-u, često ćete čuti izraz modul. Ovaj izraz potiče iz objektnog programiranja ali suštinski, kod poslovnog softvera on se odnosi na pojedinačne komponente informatičkog sastava, koje zapravo predstavljaju sektore firme.

Tako postoji recimo modul ,,robno knjigovodstvo’’ ili modul ,,skladište’’. Svaki od modula ,,komunicira’’ međusobno sa ostalim segmentima sistema.

Primera radi, jednom kada ste uneli podatke o prijemu robe u skladište, informacija o količini ili vrednosti artikla će se preneti i na druge dokumente, što dovodi do automatskog generisanja numeričke vrednosti, od značaja za izradu izveštaja. Drugim rečima, sve informacije unete jedanput se skladište i prenose po unapred definisanom kriterijumu. To uveliko olakšava posao npr. knjigovođama prilikom knjiženja poslovnih promena, ali i računovođama kada izrađuju bilans stanja ili završni račun za potrebe firme i njenih stejkholdera (banke, Poreska uprava, NBS i sl.)

U većini slučajeva, ERP poseduje sledeće module, koji mogu imati primenu u malim i srednjim preduzećima:

  • Dokumenti (ponude, otpremnice, prijemnice, ugovori, fakture i sl)
  • Komitenti (podaci o svim dobavljačima, kupcima, distributerima, posrednicima)
  • Skladišta (magacini sirovina, gotovih proizvoda, prodajne lokacije)
  • Artikli (sve informacije o vašem proizvodnom / prodajnom asortimanu)
  • Finansije (kontni okvir, finansijski izveštaji, glavna knjiga)
  • Kadrovi (sve informacije o zaposlenima, obračun plata)
  • Sredstva (osnovna sredstva – zgrade, pogoni; obrtna sredstva – alati, mašine i sl)
  • Izveštaji

Naravno, firma može imati manje ili više modula, u zavisnosti od veličine, broja zaposlenih, broja objekata, tipa poslovanja (proizvodnja, maloprodaja, veleprodaja, onlajn prodaja).

Neophodno je poznavati osnovne procese i razumeti protok informacija.

Bitno je naglasiti i internet okruženje za ERP, pošto je često za rad neophodna dobra konekcija, kako bi sistem razmene podataka nesmetano funkcionisao. U slučaju malih i srednjih preduzeća to ne bi trebalo da predstavlja nikakvo naročito opterećenje, s obzirom da ERP namenjen njima ne zahteva previše uslova.

Gde su prednosti ERP-a najočiglednije?

Radi ilustracije konkretnog poboljšanja koje ERP donosi firmi, zamislimo sledeći hipotetički scenario.

Komercijalistu je nazvao klijent koji želi da poruči proizvod. Komercijalista zatim zove šefa skladišta da proveri da li je dati artikal na zalihama. Šef skladišta proverava svoju internu evidenciju (recimo Excel tabelu), ili fizički odlazi da proveri stanje. Zatim ponovo poziva komercijalistu, koji zatim zove klijenta.

Šta mislite koliko je vremena utrošeno na komunikaciju i proveru?

Zahvaljujući ERP-u, komercijalista može u roku od nekoliko sekundi proveriti stanje, potreban je samo pristup bazi podataka. Kako je šef skladišta prethodno uneo informaciju o tome u program, ona se prikazuje svim korisnicima koji imaju pristup. Brzo i jednostavno.

Ne samo što znatno smanjuje faktor ljudske greške, primena poslovnog softvera dovodi do veće uštede vremena (što je osnova za štednju finansija), racionalizaciju, kontrolu kao i optimalizaciju. To znači da se rashodna i prihodna strana dovode do nivoa gde se lakše može reagovati na zahteve poslovanja.

Šta je implementacija poslovnog softvera?

Kada korisnik reši da svoje preduzeće oplemeni softverom, dolazi se do faze implementacije, koju vrše stručna lica, poznatiiji kao ERP implementatori. Njihova uloga je da firmi obezbede optimalno okruženje za rad sa softverom. Šta to podrazumeva?

S obzirom na tehničku ekspertizu, implementator mora detaljno analizirati računarsku opremu korisnika. To znači sledeće:

  • Implementator (može biti sistem administrator ili projektant sistema) se upoznaje sa konfiguracijom računara koji će služiti kao server i radne stanice
  • Proverava se brzina i ispravnost mrežne infrastrukture
  • Vrši se instalacija i podešavanje softvera
  • Po potrebi, rade se prilagođavanja ERP-a korisniku (eng. customisation)
  • Korisnik se obučava za rad, pružaju se usmene i pismene instrukcije
  • Dogovara se garantni rok, odnosno firma implementator pruža obezbeđenje da će u tačno definisanom periodu pratiti način na koji se dati ERP ,,ponaša’’ u firmi koja uvodi rešenje
  • Definiše se obim i karakter održavanja ERP softvera, kako bi se korisniku pružila potrebna sigurnost i podrška

Za svakog korisnika je bitno da se upozna sa procesom implementacije ERP-a, koji se može razlikovati od preduzeća do preduzeća. Uvođenje ERP-a predstavlja jednu drugačiju koncepciju, te se savetuje disciplina, posvećenost i strpljenje prilikom implementacije.

Poslovanje na dugi rok i strateški način razmišljanja će vam uveliko pomoći da lakše prihvatite novu poslovnu koncepciju.

Kako najlakše izabrati ERP?

Za razliku od početka ovog milenijuma, kada su kvalitetna ERP rešenja na našem tržištu bila retka, sada korisnik ima na raspolaganju širok dijapazon softvera.

Nije jednostavno dati odgovor na pitanje selekcije softvera, zato što svaka delatnost ima svoje specifične karakteristike. Nekada potraga za ERP-om može trajati mesecima, ali kada se jednom odlučite za optimalno rešenje, onda ste sebi uveliko olakšali posao organizacije za narednih 5 godina.

Ovo su neki od faktora koji vam služe kao odrednice za izbor komplementarnog softvera:

  • Delatnost firme
  • Veličina – prihod, broj zaposlenih, broj različitih odeljenja
  • Dokumentacija koja se koristi u vašem preduzeću (proverite sa knjigovođom)
  • Način evidentiranja uplata kupaca
  • Tip proizvoda ili usluge koji nudite tržištu
  • Poslovanje sa drugim firmama (B2B) ili sa potrošačima (B2C)
  • Budžet koji ste izdvojili za ERP

Nažalost, poslovna klima u Srbiji u mnogim slučajevima opredeljuje cenu softvera kao prvi i poslednji kriterijum. Međutim, treba imati u vidu da je poslovni softver investicija u poboljšanje SVIH poslovnih procesa i može doneti vrednost firmi, tako da ne treba posmatrati kupovinu softvera na isti način na koji se posmatraju sirovine.

Kada je reč o izboru ERP implementatora, obratite pažnju na karakteristike softvera, odnosno njegove funkcionalnosti. Zahtevajte da se prezentuje čitavo rešenje na sastanku i postavite što više pitanja ERP konsultantima. Da biste se uverili u verodostojnost i isplativnost poslovnog rešenja, možete se poslužiti sledećim taktikama:

  • Proverite koliko koštaju licence (dozvole za korišćenje softvera) i na koji način se plaćaju?
  • Šta podrazumeva obuka i održavanje softvera?
  • Koliko implementatori imaju iskustva, obrazovanja i stručnosti?
  • Da li su ERP konsultanti i implementatori iskreno zainteresovani za vaše poslovanje?
  • Da li firma koja uvodi softver ima klijente iz slične privredne grane?
  • Ko su klijenti firme koja uvodi ERP? Obratite se njihovim referencama sa pitanjima, tako ćete steći objektivniju sliku o poslovnom softveru i firmi partneru

Ovo su samo neki od saveta koji vam mogu pomoći prilikom izbora ERP rešenja, sigurno će vam koristiti prilikom procesa potrage za softverom.

Spremni za jednu veliku avanturu?

Da li ste ikada imali želju da otputujete u neke daleke krajeve motorom, iskusite prirodu, doživite avanturu i podelite svoju priču sa prijateljima?

Kada krećete u pripremu putovanja, susrećete sa gomilom malih zadataka, koje treba pozavršavati. Treba posedovati ispravan i funkcionalan motor, proveravati ulje i benzin, spremiti garderobu, pokupiti potrebna dokumenta, istražiti destinacije itd. Međutim, onog trenutka kada se otisnete na put, dolazi do neverovatne euforije.

Ispunili ste svoj san.

Tako funkcioniše i ERP u firmi. Uvođenje softvera per se nije cilj, ali ono uveliko omogućava vama i zaposlenima da dostignete cilj koji želite – veći broj klijenata, veća profitna marža, stabilne novčane tokove i slično. Kao i kod pripreme putovanja, ERP predstavlja jedan od krucijalnih alata, kojim dovodite svoje operacije u optimalno stanje.

Ovim člankom smo hteli da vas uvedemo u osnove ERP-a i da vas podstaknemo na akciju.

Pripremili smo vas za put, na vama je da krenete u osvajanje.

Do sledećeg ERP-ovanja.

Poslednja izmena dana 14. septembra 2017. u 18:18


Goran Pajkić

ERP konsultant sa dugogodišnjim iskustvom, Goran Pajkić je direktor i osnivač IT firme Implementacija d.o.o, čija je primarna delatnost uvođenje poslovnih softvera u malim i srednjim preduzećima. Prethodno je obavljao funkciju direktora korisničke podrške u softverskom preduzeću Melany Software iz…… Saznaj više »