Knjigovođa je neka vrsta biografa vašeg biznisa. On beleži finansijski život preduzeća. S tim što vas ne prati u stopu i gleda šta vi radite, već to saznaje posredstvom dokumentacije koju mu vi dostavite.

U radu svake firme nastaje veliki broj dokumenata. Oni mogu biti interni (nastaju u firmi za potrebe firme) ili eksterni (dokumentacija koja se razmenjuje sa drugima).

Eksterna dokumentacija može biti ulazna i izlazna. Ulazni računi su oni koje primamo od dobavljača, a izlazni oni koje sami kreiramo i ispostavljamo našim kupcima.

Sa aspekta knjigovodstva, dokumentacija je vrlo važna. Kaže se da je ona osnov za knjiženje. A to znači da knjigovođa iz dokumentacije saznaje šta se desilo u poslovanju firme i na koji način se to odrazilo na njenu imovinu, obaveze, prihode ili rashode, te ove promene beleži u poslovnim knjigama (knjiži dokumenta).

Ipak, nije svaki dokument predmet obrade u knjigovodstvu. Samo isprava koja zadovoljava određene uslove, biće evidentirana. Ove isprave nazivaju se verodostojnim računovodstvenim ispravama. To su pisani dokumenti ili elektronski zapisi o nastaloj poslovnoj promeni, koji obuhvataju sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, pre svega opis poslovne promene.

Računovodstvena isprava sastavlja se u potrebnom broju primeraka na mestu i u vreme nastanka poslovne promene. Na primer, u momentu isporuke robe kupcu iz magacina prodavca, magacioner sastavlja otpremnicu i račun u nekoliko primeraka i overava ih svojim potpisom i pečatom. Napominjemo da privredni subjekti nisu obavezni da koriste pečat prema Zakonu o privrednim društvima, ali da je pečat tako duboko ukorenjen kao dokaz autentičnosti dokumenta u našoj privredi, da njegovo nekorišćenje može izazvati veće probleme u radu firme, nego koristi.

Isprave koje sadrže sve potrebne elemente, i koje su računski i formalno ispravne mogu se evidentirati u knjigovodstvu. Nepotpune (na primer, račun bez naznačenog datuma ili opisa predmeta prodaje) i neispravne dokumente (računski neispravne ili pogrešno izdate) ne treba knjižiti. Na primer, prodavac je izdao račun kupcu za robu koju nije isporučio.

Račun je dokument o nastaloj prodaji, i izdaje se na dan isporuke robe kupcu. Pre prodaje može se izdati predračun, ali ne i račun. Zbog toga račun izdat pre nastale prodaje ne treba knjižiti, već treba zahtevati izdavanje ispravnog dokumenta.

Dilemu da li su računi bez pečata i potpisa ispravni obradili smo ovde.

O prispeloj i izdatoj dokumentaciji mogu se voditi različite evidencije. One se nazivaju knjigama. Neke su zakonski propisane i obavezne, a druge možete i ne morate voditi. Na primer, knjiga odluka skupštine društva je obavezna evidencija, dok je skraćeni delovodnik vrlo korisna, ali ne i obavezna knjiga. U njega se redom upisuju izdati dokumenti, sa opisom i rednim brojem. Na dokument koji se zavodi, stavlja se zavodni pečat i upisuje redni broj iz knjige i datum zavođenja. Ovde se zavode različiti dopisi, izjave, rešenja i slično.

Firma treba da vodi i knjigu ugovora, a obveznici PDV obavezno popunjavaju i knjige ulaznih i izlaznih računa. Najvažnija evidencija u spoljnotrgovinskom poslovanju – kontrolnik uvoza i izvoza, ukinuta je izmenama zakona tokom 2012. godine. Iako neobavezne, knjige u kojima se zavodi dokumentacija su vrlo korisne, pa privredni subjekti odlučuju da ih vode i kada to nije zakonska obaveza.

Prema članu 9. Zakona o računovodstvu, privredno društvo je dužno da imenuje jednu osobu, odgovorno lice koje će kontrolisati ispravnost dokumentacije pre nego što se izvrši njihovo knjiženje. Odgovorno lice potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom potvrđuje da je računovodstvena isprava verodostojna (potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu). Ova obaveza je novina uvedena Zakonom o računovodstvu iz 2013. godine.

Dokumentaciju na knjiženje treba da dostavite u originalu ili overenoj kopiji (na kojoj je navedeno mesto čuvanja originala) u roku od 3 dana od nastanka promene.

Uobičajeno je da poslovna dokumentacija stoji kod knjigovođe tokom godine. Kada se završi poslovna godina, knjigovođa će sortirane originale vratiti klijentu, zajedno sa svim obračunima koje je tokom godine sastavio.

Firma je obavezna da čuva poslovnu dokumentaciju u skladu sa Zakonom o računovodstvom, članom 24, kojim su propisani sledeći rokovi:

  • Finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se 20 godina.
  • Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se 10 godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.
  • Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina.
  • Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.
  • Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.
  • Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.
  • Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.

Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Nakon što istekne rok za čuvanje dokumentacije, ona se ne sme uništiti bez saglasnosti Istorijskog arhiva.

Zakonom o računovodstvu uveden je i pojam elektronskog dokumenta kao zapisa koji nastaje elektronski, šalje se elektronski i čuva se u elektronskom obliku. Elektronski dokument potpisuje se kvalifikovanim elektronskim potpisom i kao takav predstavlja validnu knjigovodstvenu ispravu.

Poslednja izmena dana 9. septembra 2017. u 16:38


Marija Đorđić

Rođena je 1984. godine u Beogradu. Završila je X gimnaziju. Na Ekonomskom fakultetu Univerziteta u Beogradu diplomirala je 2008. godine na smeru međunarodna ekonomija. Nakon nekoliko godina rada u spoljnotrgovinskom i IT sektoru, osniva Experta d.o.o, knjigovodstvenu agenciju koja uspešno…… Saznaj više »