Jedna od najvažnijih i najmoćnijih formi komunikacije u kontekstu poslovanja jesu sastanci. Pritom, podjednako mislimo na važnost internih sastanaka, kojima prisustvuju svi zaposleni, i sastanaka koji uključuju partnere, kupce i sve one koji se nalaze izvan firme, ali su sa njom na bilo koji način povezani.

Zašto su sastanci važni

Evo nekoliko ključnih razloga zašto bi sastancima trebalo da se bavite podjednako ozbiljno kao i drugim procesima u firmi.

  • Sastanci mogućavaju lakše i brže prenošenje informacija. Na sastanku, svi njegovi učesnici okupljeni su na istom prostoru, u isto vreme. Na taj način se povećava šansa da su sve važne informacije stigle do onih kojima su namenjene. Nema stvari poput „nije mi stigao mejl“ ili „nešto se prekida veza, pozvaću te kasnije“.
  • Sastanci omogućavaju kontakt uživo. To znači da se komunikacija pojednako odvija na verbalnom i na neverbalnom. Ne samo da možete da čujete šta drugi govore, već možete da ispratite i prateću neverbalnu komunikaciju, što je kod pisane komunikacije gotovo nemoguće, dok je kod usmene delimično. Na ovaj način možete proveriti da li neverbalna poruka dopunjava verbalnu ili je sa njom u suprotnosti.
  • Sastanci doprinose osećaju pripadnosti. Kada se ceo tim okupi u jednoj prostoriji, to može biti retka prilika da su svi zapravo na okupu. Uključivanjem svih prisutnih u ono što je tema sastanka može u njima podstaći osećaj pripadnosti – timu, pa i firmi samoj. Taj osećaj je mnogo snažniji na sastanku nego kada zaposleni sedi sam u kancelariji i izvršava svoje dnevne obaveze.
  • Sastanci mogu da unaprede efikasnost komunikacije. S obzirom da na sastanku najčešće jedna osoba govori, a druge je slušaju i tako u krug, na ovaj način jedna informacija istovremeno i sasvim sigurno stiže do svih učesnika u komunikaciji. Ne morate da razmišljate o tome da li je neko primio poruku, video mejl i dobio važno obaveštenje. Samim tim što je prisutan na sastanku informacija koja se govori do njega je stigla.

Sada kada znamo šta sve sastanci mogu da donesu, ne samo po pitanju problema koji se rešava ili teme o kojoj se razgovara, postavlja se pitanje:

Kako organizovati konstruktivan sastanak?

Evo nekoliko smernica koje podjednako mogu biti od koristi kako onome ko sastanak organizuje, tako i onima koji će na njemu učestvovati.

  1. Pripremite se. Za sastanak je neophodno pripremiti se, kako biste bili sigurni da ste postavili sva važna pitanja. Zato je pre sastanka potrebno sesti i razmisliti o tome šta je tema sastanka, da li postoji i kakav je dnevni red, te šta je ono što želite od sastanka da dobijete. Zato je neophodno sva pitanja i teme zapisati, kako se one do sastanka ne bi zaboravile ili previdele.
  1. Blagovremeno obaveštavanje. Sve učesnike sastanka potrebno je na vreme obavestiti kada i gde će se sastanak održati, a zatim od njih tražiti da potvrde svoje prisustvo. Tako ćete imati evidenciju prisutnih, a danas je to lakše nego ikada – ljudi mogu samo da kliknu na jedan link iz mejla koji ste im poslali i na taj način da se prijave kao učesnici sastanka. U zavisnosti od veličine sastanka, odnosno od broja prisutnih, vodite računa da sastanak ne bude organizovan danas za sutra (izuzev onih koji su hitni ili je njihova tema neki aktuelnan i važan problem), već planirajte unazad najranije tri dana. Nemojte zakazivati sastanak ni previše vremenski daleko – nedelju dana je optimalan period, ali sami procenite kojom brzinom se stvari u vašem kolektivu odvijaju i shodno tome planirajte sastanak.
  1. Na sastanku je veoma važno zapisivati. Ne morate zapisivati sve, a dobar deo današnjih sastanaka se snima, pa se uvek možete vratiti unazad i preslušati snimak ukoliko vam je nešto promaklo. Zapisivanje se odnosi na neke vaše utiske, ideje koje su se u međuvremenu pojavile, dogovorene rokove i sve ono što smatrate važnim kako bi sastanak bio konstruktivan.
  1. Periodični sastanci. Preporučljivo je da se timovi u okviru jedne firme periodično okupljaju i diskutuju o aktuelnim zadacima, problemima i idejama. Takođe, na ovaj način oni mogu razmenjivati ideje i informacije u prostoru i vremenu koji je namenjen isključivo tome, a ne između dva telefonska poziva ili druga dva sastanka. Na primer, redovan sastanak jednom nedeljno, gde bi se svi okupili i razgovarali o onome čime se trenutno bave može da učini mnogo za radnu efikasnost, protok informacija, ali i već pominjani osećaj pripadnosti.
  1. Dnevni red. Dobar sastanak mora da ima unapred osmišljen dnevni red. Bez dnevnog reda ili plana izlaganja, to neće biti sastanak već ćaskanje. Nema ništa loše u vezi sa ćaskanjem, ali ćaskanje nije sastanak. Zato unapred osmislite dnevni red i zajedno sa pozivom za sastanak dostavite ga svima koje ste pozvali na sastanak, ostavljajući otvorenu opciju da i sami, ukoliko za tim imaju potrebe, dodaju neke tačke postojećem dnevnom redu.
  1. Zapisnik sa sastanka. Nakon što se sastanak završi, delegirajte nekome da sačini zapisnik sa sastanka ili to učinite sami. Zatim svima pošaljite zapisnik, sa takođe otvorenom opcijom da drugi dodaju svoje utiske ili zadatke. Zapisnik treba da bude jasno strukturisan, sa podacima o tome kada i gde je sastanak održan, ko je prisustvovao, kakav je bio dnevni red i koje teme je pokrivao, kao i šta je dogovoreno, odnosno šta su zaključci sa sastanka.
  1. Praćenje. Ili follow-up podrazumeva da se onime što je na sastanku dogovoreno bavite i neko vreme nakon sastanka. Tako, na primer, ako je dogovoreno da se neki zadatak izvrši u roku od dve nedelje, posle te dve nedelje možete da se vratite na prvobitni dogovor sa sastanka (a ako imate zapisnik, imaćete i originalni dogovor pred sobom) i vidite šta je urađeno tokom dve nedelje. Naravno, to možete čini i pre isteka roka, kako biste bili sigurni da se stvari odvijaju po planu. Napravite procenu da li se stvari odvijaju kako je planirano. Ako je to slučaj, zabeležite svoje utiske o izvršavanju zadataka (vi ili onaj kome je delegirano da radi praćenje) i o načinima za poboljšanje sadašnjih metoda. Ako se rok probije ili se pojave problemi na koje niste računali, i to zapišite i napravite od toga temu za sledeći sastanak, fokusirajući se na razloge zašto se plan ne sprovodi prema utvrđenom rasporedu, koji su uzroci i kako planirate njima da se bavite.
Poslednja izmena dana 26. februara 2016. u 16:01


Ina Borenović

Ina je master psihologije, sa raznolikim iskustvom: od regrutacije i selekcije vojnog kadra, konsaltinga iz oblasti ljudskih resursa, pa sve do pisanja, predavanja, bavljenja psihologijom marketinga i preduzetništva. Sertifikovani je trener asertivnosti, sa završenim edukacijama iz grupne analize (osnovni nivo)…… Saznaj više »