Definicija analize posla jeste da je reč o sistematskom postupku prikupljanja, organizovanja i interpretiranja svih važnih informacija o tome koji su zahtevi koje mora da ispuni zaposleni na određenom radnom mestu. Drugim rečima, analiza posla je zapravo analiza svega onoga što zaposleni radi na svom radnom mestu.

Analiza posla deo je sveobuhvatnijeg i opštijeg procesa koji se zove sistematizacija radnih mesta. Svaka firma bi trebalo da ima svoju sistematizaciju, kako bi se znalo koliko je ljudi potrebno za obavljanje posla spram toga koliko ih zaista ima. Jednostavnije rečeno, analiza posla sprečiće sve one „Ali to nije moj posao“ situacije i definisaće šta zaista jeste nečiji posao.

Zašto se sprovodi analiza posla?

Analiza posla se sprovodi kako bi se na što jasniji način definisalo šta je ono što bi zaposleni trebalo da obavlja na svom radnom mestu. Na osnovu ovih informacija, planiraju se sledeći elementi:

  • Selekcija kadrova – čiji je prvi korak upravo analiza posla, zato što bez konciznih informacija o tome šta treba da se radi nije moguće dati odgovor na pitanje ko bi to mogao da radi.
  • Trenizi i obuke zaposlenih – uvidom u to šta poseduje aktuelna radna snaga u odnosu na to šta je potrebno da poseduje moguće je napraviti plan obuka i treninga kako bi se razlika između onoga što kompanija ima i onoga što bi trebalo da ima mogle smanjiti i prevazići.
  • Određivanje naknada za rad – odnosno procena toga koliko se koji zadaci i odgovornosti vrednuju kada je reč o novcu.
  • Sistematizacija radnih mesta – koja nudi odgovore na pitanja koji je broj i struktura zaposlenih potrebna radi obavljanja poslova u okviru jedne organizacije.
  • Razvoj karijere – utvrđivanjem radnih zadataka moguće je pratiti sve ono što jedan zaposleni obavlja i shodno tome se može praviti plan njegovog napredovanja ili premeštanja na drugo radno mesto koje bi više odgovaralo njegovim sklonostima i preferencijama.
  • Procena uspešnosti – odnosno razlika između toga šta bi trebalo da se obavlja i šta se stvarno obavlja.
  • Planiranje radnih mesta – usled potencijalne uočene razlike između potreba i raspoloživih resursa, analiza posla daje uvid u to koja radna mesta mogu da se prošire, ukinu, umnože ili na bilo koji način izmene u svrhe daljeg razvoja kompanije.

Šta podrazumeva analiza posla?

Nekada se smatralo da analiza posla treba da podrazumeva samo ono što se, u formi zahteva, stavlja pred izvršioca posla. Međutim, danas se ona shvata šire, pa tako uključuje prirodu i sadržaj posla, metode i uslove rada na osnovu kojih se procenjuje koje karakteristike pojedinac mora posedovati kako bi posao bio uspešno obavljan. Ona dakle, nudi odgovore na sledeća pitanja:

  • Šta zaposleni radi? Odgovori na ovo pitanje nude podatke o tome koji su sve zadaci – fizički i mentalni – povezani sa određenim radnim mestom. Tu spadaju sve operacije i dužnosti koje se stavljaju pred zaposlene, uključujući i težinu posla, odgovornost i neophodnu stručnost koji su potrebni kako bi zaposleni obavljao svoj posao.
  • Kako zaposleni radi? Nudi podatke koji se tiču toga pod kojim fizičkim uslovima se posao obavlja. Time se utvrđuju postupci rada, metod, upotreba alata, mašina i svih potrebnih instrumenata, uključujući računare i neophodnu opremu.
  • Zašto zaposleni radi? Odgovor na ovo pitanje otkriva koji su svrha i cilj svakog pojedinačnog zadatka, kao i njihova međusobna povezanost.
  • Pored ovih informacija, od ključnog značaja su i psihofizički zahtevi posla, koji podrazumevaju sve osobine koje zaposleni treba da poseduje kako bi mogao adekvatno da odgovori zadacima svog radnog mesta.

Kako se sprovodi analiza posla?

Postoji nekoliko različitih metoda uz pomoću kojih je moguće izvršiti analizu posla. Njihova kombinacija može dati najopsežnije informacije, ali odabirom one koja odgovara postojećim resursima kompanije može na zadovoljavajuć načim pružiti neophodne podatke.

U najčešće metode za analizu posla spadaju:

  • Posmatanje – ova metoda podrazumeva da onaj ko vrši analizu posla na licu mesta posmatra izvršioce istog i beleži informacije koje opisuju taj posao. Pritom je potrebno dati odgovore na pitanja kao što su: šta se radi (to jest, koji su zadaci i kako teče proces rada), kako se radi, koliko je vremena potrebno da se posao obavi, koja je oprema neophodna za obavljanje posla, kakvo je radno okruženje i koje su njegove karakteristike/em>. Moguće je kreirati i ček listu svega onoga što se smatra da su radni zadaci onoga ko obavlja posao i pratiti do koje mere se lista poklapa sa onime što zaposleni zaista, u realnim uslovima, radi. Prednosti ove metode su te što se ona odvija u realnim uslovima, na način koji je jednostavan i ekonomičan. Njeni osnovni nedostaci su to što ne nudi uvid u one zadatke koji nisu objektivno vidljivi niti merljivi i teško ih je uočiti isključivo neposrednim posmatranjem. Ovo se posebno odnosi na poslove koji zahtevaju intelektualni angažman: lakše je prebrojati koliko kutija radnik u toku radnog vremena može da napuni, dok je dosta teže odrediti koliko je vremena potrebno dizajneru da napravi jedan grafički element.
  • Upitnik – uključuje standardizovan niz pitanja zatvorenog („zaokruži odgovor koji se odnosi na vaše radne zadatke“) ili otvorenog („opiši kako izgleda obavljanje tog i tog zadatka“) tipa. Može se podeliti zaposlenima u pisanom obliku, nakon čega ih oni popunjavaju, uz eventualne konsultacije sa svojim nadređenima. Praksa je pokazala da najbolje rezultate daju oni upitnici koji su standardizovani, sa jasno određenim, unapred ponuđenim odgovorima. Nedostaci ove metode su često veoma kompleksna analiza, ali i nepristrasnost koja se zahteva od radnika pri popunjavanju upitnika, a čiji stepen nije moguće jednostavno utvrditi (osim ukoliko više radnika ne obavlja isti posao).
  • Intervju – ova tehnika podrazumeva direktan razgovor sa izvršiocima posla, uključujući i sve ostale koji dobro poznaju taj posao i upoznati su sa njegovim zahtevima. Intervju može da ima razne forme – može biti strukturisan (sa unapred određenim pitanjima), nestrukturisan (sa pitanjima koja se smišljaju na licu mesta i oslanjaju se na prethodne odgovore) i prelazna varijanta (polustrukturisan intervju). Razgovor sa zaposlenima može da se obavlja individualno i grupno, a preporuka je da više intervju sprovodi više ljudi, kako bi se obezbedila nepristrasnost. Najveća prednost intervjua jeste što nudi fleksibilnost, to jest moguće ga je prilagođavati situaciji i prethodno dobijenim odgovorima, bez obzira na njegovu primarnu formu.

Analizu posla može da obavlja i grupa za to posebno angažovanih eksperata, a još jedna od opcija je pregled i preuzimanje nekog već postojećeg sistema koji sadrži opis radnih mesta i primera kako to može da se obavlja. Ta opcija može predstavljati odličnu polaznu osnovu kada se analizi posla pristupa „od nule“.

Foto: Nico Kaiser

Poslednja izmena dana 4. septembra 2015. u 22:49


Ina Borenović

Ina je master psihologije, sa raznolikim iskustvom: od regrutacije i selekcije vojnog kadra, konsaltinga iz oblasti ljudskih resursa, pa sve do pisanja, predavanja, bavljenja psihologijom marketinga i preduzetništva. Sertifikovani je trener asertivnosti, sa završenim edukacijama iz grupne analize (osnovni nivo)…… Saznaj više »