Pedeset puta sam ti rekao, i ti opet isto. Možeš li ti da upamtiš kad ti se kaže nešto? Pričam li ja na kineskom, pa ne razumeš? Zapiši, ako treba. Jel tebi treba da se crta?

Nekako su se sve te fraze odomaćile u čitavom društvu, pa su se prenele i na poslovno okruženje. Naravno, nisu prikladne, pa ih ne treba koristiti, nemojte to da radite. Ipak, pokazuju način razmišljanja i pristup. Ljudi često koriste i previše puta usmeno (verbalno) objašnjavanje nekih stvari. Pokušavaju na taj način i kada vide da ne ide, da ipak rezultati nisu kakvi bi trebalo da budu, pa onda i (na)teraju nekoga da piše šta i kako treba da se radi. Tek kada ni to ne da prave rezultate, pomenu crtanje. Istina, u šali, ali dođu do toga.

Nekako sve to izgleda kao šala, nekad kao da podučavate decu. Ipak, Vi radite sa odraslima, oni su zaposleni kod Vas ili su Vaše kolege. Nemojte se čuditi drugima, pođite od sebe.

Uzmite situaciju kada u nepoznatom kraju treba da stignete od tačke A do tačke B. Verovatno ćete se već u rečima „pogubiti“ kada Vam neko kaže: „Ideš pravo, pa skreneš levo, pa 30m pravo, pa ti je tu trafika sa leve strane, pa tu skreneš desno, pa ideš još 100m, pa kad prođeš autobusku stanicu skreneš levo, i tu si“. Uh, da… već je nekako i drugačije kad se čita, ali samo kad čujete nije baš jednostavno. Zamislite kako bi bilo mnogo lakše i bolje da Vam je neko nacrtao putanju, nacrtao sve te neke bitne detalje, obeležio sve na crtežu, ispisao, još Vam to i ispričao, pokazao, objasnio… da, bilo bi mnogo lakše, mnogo više i lakše biste upamtili.

Isto je i u Vašem poslovanju. Mnogo će lakše svako od Vaših kolega ili zaposlenih upamtiti šta i kako treba da uradi ako to i nacrtate. Posebno, kada crtate, i Vi se možete setiti nekih detalja koje biste inače možda preskočili ili prevideli. Možda Vam samo u priči nešto ne bi izgledalo kao bitno, ili bi se podrazumevalo, ali biste u crtanju to dodali kao detalj. Takođe, kad budete crtali šta i kako treba da se uradi, sigurno ćete dodati i neke detalje koje možda ne biste pomenuli u priči, ili kojih se ne biste setili.

Sve što radite se dešava kroz neke procese. Svaki od tih procesa se sastoji od nekih aktivnosti. Vrlo često u procesu imate za neke situacije varijante A i B. Umesto da to samo ispričate i nadate se (očekujete) da će svi zapamtiti šta i kojim redosledom uraditi, ili da će razumeti šta ste to mislili, bolje sve to nacrtajte.

Ako imate neku tablu, crtajte na tabli. Ukoliko i nemate, možete uvek iskoristiti papir A3 ili A4 formata. Možete svaku aktivnost predstaviti nekim pravougaonikom, u koji ili pored kojeg ćete upisati naziv te aktivnosti.

Naravno, svaki proces će početi iz nekog razloga, neko ili nešto će inicirati početak procesa. To je, svakako, vrlo značajan detalj u svakom procesu, pa ga označite krugom. Ukoliko koristite boje, mogao bi biti zelene boje, kao nešto što označava početak.

Prema prvoj aktivnosti povucite strelicu, aktivnost obeležite pravougaonikom i nazivom (možda i opisom), pa isto tako i prema sledećim aktivnostima. Tamo gde za različite situacije imate različite varijante, povucite strelice na gore i na dole, pa tamo nastavite aktivnosti koje slede. Pri tome, na tom račvanju, za svaku stranu upišite kada se ide na jednu varijantu, a kada na drugu. Možete upisati i pitanje koje se postavlja na tom koraku. Nekada to može biti „da li pada kiša“, a nekada „da li je klijent u sistemu pdv-a“, ili nešto sasvim drugo.

Isto tako, postoje situacije u kojima se neki proces prekida, pa i taj detalj obeležite na neki način. Možete za prekid staviti krug sa oznakom X, a ako koristite i boje označite ga, na primer, crvenom bojom.

Možete svakoj aktivnosti dodati i ko treba da je izvrši, možda i koliko treba da traje ili kada da počne, šta od sredstava koristiti da bi se realizovala, ili dodati druge detalje koji će olakšati razumevanje onoga što treba da se uradi.

Takvu sliku procesa ne treba da radite sami. U njoj treba da učestvuju svi na koje se odnosi i kojima je proces bitan, svi koji u njemu učestvuju. Svako će videti na svoj način i videti neke aktivnosti koje možda drugi ne vide. Svakako, bolje je da se svi saglase, a kroz diskusiju o procesu, crtanje i opisivanje aktivnosti, svi će bolje memorisati ceo proces. Takva slika procesa može ostati na tabli, na papiru koji ćete negde okačiti, ili iskopirati i podeliti.

Na takav način ste dobili i algoritam, model po kojem će se raditi, pa će svi znati kako izgleda proces, koja aktivnost prethodi njihovoj, kao i koja sledi posle nje. To znači i da će videti i znati s kim da iskomuniciraju neke detalje. Naravno da nije zabranjeno, a čak je i poželjno da označite i te detalje, ako treba nekome dostaviti informaciju, poslati izveštaj… možete nacrtati telefon, ili pisamce, napisati kome se šalje.

Tokom crtanja, trudite se da napravite diskusiju, da uključite svakoga (posebno onoga na koga se odnosi neki deo), pa i da svako ko je zadužen za neku aktivnost ispriča šta treba da uradi, kako biste svi bili sigurni da ste na pravi način razumeli ideje i da ste se usaglasili.

Uključite maštu, budite kreativni, ali neka Vaša slika ima i neku strukturu, neka bude jasno i pregledno. Što bolje predstavite, biće svima jasnije i lakše.

Istraživanja iz oblasti andragogije, nauke koja se bavi učenjem odraslih, pokazuju da se pamti oko 20% onoga što čujemo, a 50% onoga što čujemo i vidimo. Olakšajte onih 50%, kako biste efikasno došli do 90%, koliko se pamti od onoga što izgovorimo i uradimo.

Možete pomoći sebi, svojoj firmi i zaposlenima. Vizuelizujte procese, unapredite svoje poslovanje.

Poslednja izmena dana 30. avgusta 2016. u 20:25


Aleksandar Drenovac

Aleksandar je vodeći konsultant i trener u E2 Element konsultantskoj kompaniji. Kompanijama koje stvarno žele napredak pomaže da uspostave i unaprede organizaciju, razviju i unaprede sisteme upravljanja (procesima, projektima, kvalitetom, rizicima, promenama, performansama, obukom i razvojem), optimizuju poslovanje, unaprede timove…… Saznaj više »