Uplate i isplate u gotovom novcu – Blagajna

Blagajna je poseban deo organizacije u kome se odvijaju uplate i isplate gotovine u okviru firme. Na ovom mestu čuva se gotov novac koji je primljen po raznim osnovama do uplate na tekući račun.

Osoba koja obavlja blagajničko poslovanje (blagajnik) odgovara za stanje novca u blagajni. Osobe zadužene određenom imovinom u firmi nazivaju se računopolagači. Ukoliko se u blagajni nalazi više novca nego što je upisano u knjige, postoji višak, a ukoliko blagajnik raspolaže sa manje novca nego što pokazuju knjige postoji manjak u blagajni. Višak novca u blagajni beleži se kao prihod, a manjak kao trošak firme. Manjak se može potraživati od blagajnika, i u tom slučaju ne ulazi u troškove proslovanja.

Stanje blagajne proverava se popisom. Popis se vrši po apoenima i valutama u posebnim popisnim listama. Pošto nije dozvoljeno da računopolagači popisuju imovinu kojom su zaduženi, blagajnik ne može da učestvuje u popisu novca u blagajni, već to mora obaviti neka druga osoba.

Plaćanje i naplata u gotovom novcu nije zabranjeno zakonom. Šta više, u nekim delatnostima je neizbežno, kao što je slučaj sa maloprodajom, u kojoj je gotovo sva naplata u gotovom novcu (efektivnom novcu ili žargonski u kešu).

Ako izuzmemo maloprodaju, u kojoj se naplata vrši po pravilu od građana – potrošača, platni promet među pravnim licima i preduzetnicima treba da se obavlja posredstvom tekućeg računa koji firma otvara kod poslovne banke. Poslovanje sa gotovim novcem nije zabranjeno, ali je ideja zakonodavca da većina plaćanja u privredi bude bezgotovinska (sa jednog tekućeg računa na drugi), a da se gotovinski promet svede na najmanju razumnu (neophodnu) meru.

Zbog toga je gotovinski promet uređen posebnim podzakonskim aktom Pravilnikom o uslovima i načinu plaćanja u gotovom novcu u dinarima za pravna i fizička lica koja obavljaju delatnost („Sl. glasnik RS“, br. 77/2011). Pravilnik kaže da privredni subjekti mogu bez ograničenja da vrše naplatu i plaćanje u gotovom, ali da to mora biti na osnovu originalne dokumentacije u kojoj se vidi osnov i iznos koji se naplaćuju. Za iznos preko 150.000,00 dinara dnevno, ova dokumentacija nosi se u poslovnu banku kako bi je ona overila prilikom isplate novca sa tekučeg računa.

Odrednicu bez ograničenja treba tumačiti kao slobodno plaćanje i naplatu u gotovom novcu u okviru zakonom dozvoljenog poslovanja, isključivo za poslovne potrebe i unapred poznatu svrhu i na bazi originalne dokumentacije. Dakle, pravna lica mogu gotovim novcem koji je isplaćen sa njihovog tekućeg računa na osnovu validne dokumentacije, vršiti isplatu neto zarada, zakupnine zakupodavcu, plaćanje sitnih računa i slično. Neke od ovih isplata proizvode poreske obaveze, pa savetujemo da svom knjigovođi najavite kada planirate neku isplatu kako bi vas obavestio da li postoji poreska obaveza i na vreme pripremio sve što je potrebno (obračunao porez, predao poresku prijavu i slično).

Sav novac koji firma primi u gotovom po bilo kom osnovu mora se uplatiti na tekući račun u roku od 7 dana. Ovo je najčešći slučaj sa pazarom kod maloprodaje. Dakle, gotov novac koji je maloprodaja primila od građana kojima je prodala robu i usluge mora uplatiti u celosti na svoj tekući račun u roku od 7 dana.

Ukoliko firma ima potrebu da nešto plati u gotovom novcu, ona ne može korisiti gotov novac koji je primila. Njega mora uplatiti na tekući, a zatim izvršiti namensku isplatu. Ne postoji ograničenje u iznosu koji može stajati u blagajni (nema blagajničkog maksimuma), a zakon nije propisao ni broj dana koji novac može da provede u blagajni pre nego što biva isplaćen za namenu za koju je podignut sa tekućeg računa.

Privredni subjekat može imati dinarsku i deviznu blagajnu, a za svaku od njih predviđen je poseban konto u kontnom okviru za privredne subjekte.

Plaćanje stranim valutama uređeno je Zakonom o deviznom poslovanju. Član 34. ovog zakona kaže da se plaćanje među firmama u našoj zemlji obavlja u dinarima, a plaćanje u devizama može se obaviti u određenim izuzetnim situacijama, kao na primer za isplatu troškova službenog putovanja, i to u gotovom (tačka 8 ovog člana). Slučajeve u kojima se može vršiti plaćanje u efektivnom stranom novcu (u gotovom novcu strane valute) propisuje Narodna banka Srbije u dokumentu Odluka o slučajevima i uslovima plaćanja, naplaćivanja, uplata i isplata u efektivnom stranom novcu (Sl.glasnik RS br. 51/2015).

Zakonom o računovodstvu, tačnije članom 11, definisana je osnovna evidencija blagajničkog poslovanja, kao jedna od pomoćnih analitičkih evidencija – a to je dnevnik blagajne. U dnevnik blagajne se unose poslovne promene koje nastaju po osnovu gotovine i drugih vrednosti koje se vode u blagajni pravnog lica i preduzetnika. Dnevnik blagajne zaključuje se na kraju svakog radnog dana i dostavlja se računovodstvu istog, a najkasnije narednog dana.

Svaka uplata i isplata gotovine iz blagajne vrši se na osnovu naloga blagajni da naplati odnosno isplati i dokumentacije o osnovi naplate odnosno isplate (na primer putni nalog sa obračunom službenog putovanja).

Sve promene koje se beleže u dnevniku blagajne knjiže se u finansijskom knjigovodstvu u glavnoj knjizi na kontu blagajne. Pošto firma ne može da potroši više novca nego što poseduje, ovaj konto ne može imati potražni (negativan) saldo.