Čest problem ili izazov koji postoji u kompanijama je pitanje poverenja. Kome verovati?

Ko vas neće prevariti, proneveriti novac, napraviti štetu…

Najteže pitanje na koje treba odgovoriti, a za koje obično niste spremni jeste: kome biste poverili pečat firme (koji prestaje da postoji), zvanični potpis, pristup računima, potpisivanje naloga, povećanje plata, narudžbine.

Pitanje poverenja počinje odabirom ljudi, ali i odlukom da li ćete nekome uopšte verovati.

Pod pretpostavkom da želite da vodite etički profitabilni posao koji se zasniva na jednostavnom principu: “Ja vama proizvod/uslugu, vi meni novac”, stvari stoje ovako.

Postoje trenuci kada vaš dobro osmišljen i razrađen posao sa odličnom maržom koja vam omogućava nesmetano funkcionisanje sa profitom, može krenuti pogrešnim putem.

Pogrešan put je onaj u kome se novac troši bez vašeg znanja ili kontrole.

Glavno pitanje koje treba da postavite je: ko kontroliše ulaz i izlaz novca i gde sve novac odlazi.

Novac može izaći iz kompanije na nekoliko načina (glavne grupe):

  • Plate
  • Plaćanja državi
  • Plaćanje dobavljača (proizvodi i usluge)

U malim kompanijama, mali broj ljudi radi puno različitih poslova i ima više odgovornosti, tako da se mnogo funkcija koncentriše na određenim mestima. Čim posao počne da se širi, dolaze novi ljudi, tako da kontrola kvaliteta novih ljudi neminovno opada.

Ljudi su ključna komponenta svake kompanije. Tako da, ako ste imali vremena da vršite selekciju onda kada ste počinjali, imaćete ga sve manje kako posao krene da se zahuktava.

Dobra vest je u tome da, u slučaju sjajne kompanijske kulture koju treba da ukorenite, ljudi koji se budu bavili zapošljavanjem držaće se sličnih principa i vrednosti koje ste postavili.

Loša vest je da će se uvek pojaviti trule jabuke, tj. ljudi koji loše posluju.

Kako da vam opišem teške stvari na lep način?

Ako otvorite prostor ljudima da vas iskoriste, neko će to na kraju i uraditi.

Cilj je postaviti mehanizme kontrole koji treba da obeshrabre sve pokušaje i da ih učine veoma teškim za realizaciju.

Razmislite o mehanizmima, procedurama, pravilima kako se kontroliše odliv novca u određenim situacijama.

Plaćanje proizvoda ili usluga dobavljačima je proces koji mora da ima početak i kraj. Svaka potreba mora biti dokumentovana narudžbenicom. Ako vam se ovo čini suvišnim i birokratijom koju baš i ne biste želeli, moram vam reći da isto tako ne biste želeli da stvorite obavezu prema dobavljačima ili plaćate usluge koje niste naručili.

Ali, pre svega morate registrovati sve dobavljače kroz jasan i formalan proces. Još birokratije? Oooo da. Morate znati da li firma postoji, da li je obveznik PDV-a, koji su poslovni računi na koje vršite uplatu. Nema krivine ili labavih pravila. Ne želite da vam mejlom koji liči na mejl dobavljača stigne izmena broja računa ili adrese (posebno ako je inostrani dobavljač) gde se ovi parametri menjaju zbog “promene registracije firme”. Prevaranti i ovo rade i bilo je ovakvih slučajeva i u kompanijama u Srbiji. Niko nije imun na ovu vrstu prevara.

Dalje, plaćanje se ne izvršava samo sa jednom osobom. Elektronske naloge mora potpisati dvoje ili troje ljudi. Još procedura i obaveza za više ljudi? Naravno. Jedna strana (recimo finansije) sprema naloge unutar e-banking sistema, druga osoba potvrđuje da su nalozi u redu i treća potpisuje. Naravno, ovo je moguće uraditi i sa dve osobe. Da li će proces postati složeniji? Samo malo. Ako koncipirate proces da se plaćanja dešavaju jednom nedeljno, uz dobro planiranje i organizaciju, to ne treba da bude veliki problem. Uz praćenje rokova dospeća, tempo može biti veoma lagan.

Ovakvom organizacijom, vršite prevenciju plaćanja fakture dobavljača koje niko nije naručio. Što znači da svaku fakturu ili račun dobavljača mora da prati narudžbenica (kao i registracija novog dobavljača i kontrola postojanja istog).

Ko upravlja platama, refundacijom troškova zaposlenih, bonusima? Svaka promena plata, bonusa i svaka isplata mora biti dokumentovana. Ne samo da je zakonska obaveza, već je i vrsta naloga finansijama za dalju obradu.

Refundacije su posebna priča i kontrola ovih troškova je tema za sebe. Ukoliko se plata ne menja, možete očekivati da će ljudi koji imaju spoljne troškove za potrebe firme te troškove uvećavati. Troškovi hodaju na dve noge – nemojte to nikada da zaboravite.

Kome verovati? Svakako ljudima. Ali i sistemu kontrole određenom birokratijom i sprečavanjem zapošljavanja pogrešnih ljudi.

Poslednja izmena dana 26. juna 2017. u 23:01


Ivan Rečević

Menadžer i operativac marketing tehnologija (marketing technologist), vodi konsultantsku kuću Gaia Consulting od 2007.godine. Do kraja 2015-te vodio je sektor analitike i bio jedan od vlasnika digitalne marketing agencije Huge Media. Sa više od dve decenije iskustva u IT industriji,…… Saznaj više »